Cela fait plus d’une dizaine d’années que l’on entend parler à tout-va du RSE : le fameux Réseau Social d’Entreprise. Sauf qu’en pratique, à part certaines grosses structures, ou certaines start-ups qui utilisent des messageries comme Google Teams, on ne voit pas beaucoup d’organisations qui ont pris le temps d’implémenter une sorte d’intranet qui permettrait aux collaborateurs de trouver simplement l’information héritée de plusieurs années d’expérience à partir d’une simple recherche.
En effet, la messagerie ou la gestion de l’avancée des projets sont grosso modo les deux outils les plus exploités dans les entreprises, mais peu d’organisations exploitent des outils qui permettent de donner un accès simple à l’information en mode « collaboratif ». Certains employés – notamment les nouveaux – se perdent parfois pendant plusieurs mois à chercher l’information, la découvrir, la réclamer aux anciens collaborateurs avant d’être parfaitement opérationnels.
C’est bien dommage, car l’expérience qui découle de plusieurs années de pratique et de travail devrait pouvoir être mieux exploitée, au travers de bases de connaissances qui seraient accessibles et éditables à tout moment. Cela permettrait de perdre moins de temps, de fluidifier le management, et d’améliorer l’expertise au sein d’une organisation.
Alors quels sont les avantages d’un réseau social d’entreprise ? Pour quels types d’organisations est-il adapté ? Quels enjeux sous-tendent l’implémentation d’un RSE, et de quelles façons peut-on l’installer ? C’est ce que nous allons voir ici.
Tout d’abord, une rapide définition de ce qu’est un Réseau Social d’Entreprise, avant de nous intéresser aux enjeux, avantages et limites qui en découlent !
Note : Ce chapitre initialement publié en 2012 puis republié en 2023 est le 7è d’une série de cours sur le Management 2.0, dont le sommaire se trouve ici.
1 – Définition d’un RSE
Non, RSE ne signifie pas ici Responsabilité Sociale des Entreprises, mais plutôt Réseau Social d’Entreprise. Il s’agit, en bref, d’un réseau social regroupant les membres d’une organisation et qui a pour objectif de favoriser la collaboration, le travail en équipe, l’entraide, l’échange, le partage et la communication horizontale.
Le concept de RSE est inspiré d’une part des réseaux sociaux existants tels que Facebook, Twitter, LinkedIn & consorts, mais également des plateformes collaboratives tels que les forums de discussions (dans le temps Hardware, Commentçamarche, plus récemment Stack Overflow) et les sites de questions-réponses (dans le temps Yahoo Question Réponse, plus récemment Quora).
Maintenant que le concept est plus clair à vos yeux, nous pouvons rentrer dans le vif du sujet, en évoquant les avantages d’un RSE, avant de s’intéresser aux façons de l’implémenter et aux enjeux qu’il soulève.
2 – Créer une intelligence collective partagée
Le principal avantage d’un RSE se trouve dans ce point précis : celui de l’intelligence collective partagée. En favorisant l’échange et la communication, vous créez à travers le RSE une base de données qui collecte des idées, des résolutions de cas, des astuces pratiques, etc…
Cette database a une valeur inestimable en terme de productivité, car elle permet à vos collaborateurs de trouver des solutions rapidement, sans avoir à se perdre dans des documentations interminables, à se décourager ou à demander de l’aide à droite à gauche.
L’idée, c’est de permettre à vos collaborateurs de s’entraider, et de garder une trace de cette entraide, pareille aux base de données des entreprises de consulting, qui conservent les process effectués pour leurs clients, de manière à les mettre à disposition aux équipes d’un même secteur.
3 – Valoriser les compétences, les individus et l’estime de soi
En créant un RSE, vous mettez en valeur les individus et leurs compétences. L’objectif n’est pas de classer les individus selon leur position hiérarchique, mais par domaines d’expertise. Dès lors, dans les grandes entreprises décentralisées, le RSE favorise l’échange entre les individus représentés par leur profil sur le réseau, et cette entraide permet à chacun de s’épanouir à travers son identité professionnelle.
De même que Facebook, Foursquare ou Pinterest jouent sur le nombrilisme des consommateurs et l’exacerbation de leur identité culturelle et consumériste, le RSE doit pouvoir mettre en valeur l’identité professionnelle afin de booster le bonheur et l’estime de soi au travail.
De plus, le profil d’une personne sur un RSE n’intègre pas seulement les compétences, le métier ou les projets sur lesquels elle participe, mais aussi certains centres d’intérêt extra-professionnels (sport pratiqué au sein de l’entreprise par exemple) qui forgent d’autant plus l’identité de chacun.
Enfin, le fait de faire circuler l’information, d’aider les juniors dans leurs problématiques et d’apporter des solutions à l’entreprise est gratifiant sur le plan de l’estime de soi (cf Wikipédia ou forums de discussions), ce qui crée une sorte de cercle vertueux autour de la circulation du savoir et de la pédagogie collective.
La philosophie défendue par un RSE est donc claire : améliorer la productivité et la créativité de vos collaborateurs non seulement par l’échange, mais aussi par l’ambiance d’épanouissement professionnel.
4 – Gérer la conduite du changement
Il existe plusieurs facteurs qui pourraient dissuader des organisations d’instaurer un RSE.
- Tout d’abord, la résistance naturelle et humaine au changement, et l’effort que nécessite l’apprentissage et l’utilisation de nouveaux outils freinent parfois les collaborateurs à utiliser le RSE mis en place.
- Il existe également une résistance constituée par ceux qui n’ont pas intérêt à ce qu’il y ait un partage de l’information, notamment les collaborateurs qui considèrent que l’information coûte cher et qu’il ne faut pas la distiller aussi facilement
- La crainte par les employés ou les syndicats d’utiliser un réseau instauré par leur hiérarchie.
- La crainte par la direction d’un retour sur investissement inexistant ou impalpable
Ces craintes sont souvent infondées, même si je ne m’attarderai pas à les contre-argumenter dans ce post. Je rappellerais juste que la collaboration numérique a permis l’avènement de projets open sources révolutionnaires comme WordPress ou jQuery par exemple. Comme quoi le travail dématérialisé et décentralisé en équipe a du bon.
Pour mieux accompagner les collaborateurs dans la conduite du changement, plusieurs solutions sont envisageables :
- Faire appel à des consultants en conduite du changement afin qu’ils apportent leurs point de vue.
- Faire appel à des consultants IT pour la formation des collaborateurs.
- Proposer les outils mais ne pas les imposer.
- Sensibiliser les leaders d’opinion à l’utilisation de ces outils.
- Proposer les outils sous forme simple, en faisant des améliorations au cours du temps. Ne pas proposer un outil complexe et complet dès le départ.
- Sensibiliser les managers qui ne veulent pas d’un partage de l’information aux enjeux nouveaux à relever : créativité, ligne hiérarchique de plus en plus horizontale, et managers amenés à devenir aussi des coach.
- Dissiper les malentendus en étant transparent sur l’application de la législation en vigueur.
5 – S’assurer de la protection des données
La mise en place d’un RSE soulève des questions relatives à l’Intelligence Economique. Qu’advient-il des données stratégiques lorsqu’elles sont partagées au sein d’un réseau d’entreprise ?
Deux pistes évidentes sont à explorer en terme de protection des données au sein d’un RSE :
– La première est de mettre le paquet au niveau IT en sécurisant le RSE au maximum afin d’éviter les piratages.
– La seconde consiste à effectuer un contrôle pour ne pas que des personnes livrent des informations confidentielles.
En revanche, il semble impossible d’empêcher la fuite de certains process vers les entreprises concurrentes. Toutefois, ces fuites ont toujours existé, avec ou sans RSE, ce qui nous amène à penser que les process utilisés par des entreprises du même secteur sont souvent les mêmes, sauf choix contraires entrepris par les managers et dirigeants.
De fait, l’objectif est de fluidifier l’accès à ces process, et non pas de les protéger car déjà connus des experts d’un même secteur.
6 – Faire respecter les droits et devoirs des participants
S’entourer de juristes compétents constitue l’un des fondements lorsqu’on installe un RSE au sein d’une entreprise. Par ailleurs, chaque collaborateur doit participer en déclinant sa véritable identité, afin d’éviter tous débordements. Le RSE ne doit pas être un chat privé ou les employés parlent sur le dos des autres, mais un vrai espace collaboratif d’échange qui véhicule des valeurs positives de partage et d’entraide.
7 – Etendre au maximum l’accès au RSE
L’objectif est double :
- D’une part, permettre à chacun d’accéder aux informations afin de faciliter son travail.
- D’autre part, faire en sorte que la créativité puisse venir de n’importe où dans la hiérarchie.
Par conséquent, il faut rendre l’accès au RSE intuitif et simple, tout en veillant à ne pas bloquer l’innovation, d’où qu’elle vienne.
8 – Cultiver la nature informelle du réseau
Cette mesure a pour objectif d’atténuer la hiérarchie verticale pour favoriser l’échange. Il est de bon ton de ne pas mettre en avant la position hiérarchique des individus mais plutôt leurs compétences et les projets sur lesquels ils planchent. Ainsi, le mérite revient à celui qui apporte (ou soulève par ses questions) des idées et des solutions, peu importe la position dans la boîte.
Sur ce point précis, le RSE permet de révéler certaines personnalités qui jusque-là étaient totalement passées à la trappe, soit par timidité, soit parce que le talent n’était pas communiqué ou bien qu’il était récupéré par d’autres.
9 – Créer des communautés et améliorer le sentiment d’appartenance
Point évident pour les habitués des RSE, le fait de créer des communautés, c’est-à-dire des groupes de travail basés sur le secteur, les projets ou même les loisirs accessibles via l’entreprise (CE, sport, vacances, etc…) booste la communication au sein du RSE – et donc de l’entreprise – et permet à chacun de se retrouver au sein de sa communauté.
La génération Facebook ou les programmeurs open-source sauront très bien de quoi je parle, à travers les groupes privés de travail universitaire sur Facebook ou le partage d’informations et l’entraide que l’on peut trouver sur les Google Groups ou les forums d’entraide.
10 – Quelques exemples de modules à fournir dans un RSE :
– Des forums de discussions par communauté.
– Une messagerie privée.
– Un module de Questions & Réponses par communauté, où la liste complète des questions est accessible depuis une page mais où il est possible de filtrer les questions et réponses selon le secteur ou les thèmes abordés.
– La curation et la publication d’infos corporate, avec abonnement possible selon les thèmes abordés.
– La personnalisation de profils sérieux mais ludiques.
– Un moteur de recherche performant pour retrouver les données, questions et topics qui ont abordé un sujet précis.
Voilà selon moi 10 points fondamentaux relatifs à la problématique des réseaux sociaux d’entreprise. Il y en a surement d’autres auxquels je n’ai pas pensé ou que je n’ai pas développé outre mesure par soucis de synthèse, ne m’en tenez donc pas grief 🙂
Pour ce qui est des meilleurs outils de réseaux sociaux d’entreprises, vous devriez trouver votre bonheur en effectuant une recherche sur Internet.
Exemple pratique d’un réseau social dans un domaine inattendu
Pour que cela reste entièrement gratuit, j’ai personnellement implémenté un simple WordPress, que j’ai fait passer en privé avec connexion des utilisateurs obligatoires, et dans lequel je propose du contenu à usage interne pour les équipes, contenu que les collaborateurs peuvent également éditer si besoin.
En outre, il faut savoir que je mets ce contenu à profit des employés d’une petite entreprise qui n’est pas du tout dans le monde du digital mais de la restauration et de l’hôtellerie, ce qui montre bien tout l’intérêt de ce genre d’outils pour des organisations auxquelles ont aurait pas du tout pensé !
D’ailleurs, c’est justement dans ce genre d’entreprises, où il y a parfois pas mal de turn-over, qu’il est utile d’avoir de la documentation disponible afin de fluidifier la formation des nouveaux collaborateurs et leur intégration dans l’entreprise. Cela évite justement les formations chronophages à répétitions. Je recommande d’ailleurs d’utiliser le format vidéo pour tout ce qui est tutoriel et formation, et si besoin l’emploi de QR codes directement accessibles physiquement dans les lieux concernés par les formations.
Il existe par ailleurs d’autres extensions WordPress gratuites qui peuvent aider à mettre en place des intranets plus poussés, comme par exemple le plugin de réseau social BuddyPress (un peu lourd néanmoins), ou encore des extensions WordPress qui permettent de mettre en place des bases de connaissances.
Si vous avez des suggestions de réseaux sociaux professionnels ou d’intranets modernes à suggérer, l’espace commentaires vous tend les bras ! Et si cet article vous a servi, n’hésitez pas à le partager <3
Chapitre 8 : Culture de l’innovation, comment digitaliser une organisation de l’intérieur ? »
« Chapitre 6 : Statistiques et sondages comme frein à l’innovation
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Une réponse
Excellent article toujours d’actualité !
Y a-t-il un outil informatique en particulier RSE qui permette d’inscrire cette démarche au cœur d’une petite entreprise ?
Merci