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Réflexions entrepreneuriales

Comment gérer les stocks de son restaurant : test et avis de la solution Koust

Cela fait maintenant plusieurs années que j’utilise la solution Koust, qui est grosso modo la solution concurrente d’Inpulse (plus axée IA, même si Koust semble rattraper le retard sur ce volet-là), et comme beaucoup de collègues restaurateurs me demandent comment je fais pour gérer les stocks entre les différents établissements pour lesquels je travaille, cet article sous forme de « crash-test » constituera en quelque sorte une réponse.

Koust est une application et un site de gestion de restaurants conçus pour aider les restaurateurs et hôteliers à gérer tous les aspects de leur établissement.

Voici en gros les différentes fonctionnalités de Koust, avec un focus sur celles que j’utilise le plus, et à la fin les avantages, sur lesquels je passerai rapidement car les fonctionnalités parlent d’elles-mêmes et sont par essence les avantages de Koust, et les limites, sur lesquelles je m’étendrai davantage car si la solution est actuellement très satisfaisante, elle gagnerait largement à être améliorée.

2) La fonctionnalité de base : le passage de vos commandes fournisseur

À l’origine, beaucoup de restaurants utilisaient choco pour passer commande auprès de leur fournisseur. Là où Choco a été très fort, c’est qu’ils se sont positionnés au départ comme un simple outil de passage de commandes qui simplifiait la vie des restaurants et de leurs fournisseurs, évitant ainsi le téléphone et les listes papier à rallonge, pour finalement pivoter comme un Amazon des fournisseurs et des grossistes, s’éloignant de la gestion des stocks interne.

C’est donc là qu’une solution comme Koust – ou Inpulse d’ailleurs – peut faciliter la vie des restaurateurs. L’idée de départ, c’est de rentrer vos références (ingrédients, matières premières, boissons, etc), et vos fournisseurs.

Une fois que cela est fait, vous n’avez plus qu’à passer vos commandes, qui iront automatiquement par mail auprès de vos fournisseurs. Vous saurez ensuite dans la version WEB de Koust si le fournisseur a bien ouvert votre commande, afin d’être rassuré sur la bonne prise en compte de cette dernière.

Une fois les commandes réceptionnées, Koust permet, à travers son application mobile ou directement sur sa version WEB sur un ordinateur, de confirmer la bonne réception de la commande, et surtout de valider les quantités des denrées reçues. En cas d’erreur, Koust envoie une notification au fournisseur avec création d’un avoir.

Ca, c’est pour l’aspect global de cette fonctionnalité, sur laquelle se greffe tout un tas d’options très pratiques pour les restaurateurs (mercuriales, impression du bon de commande, etc…) et que je ne vais pas détailler ici car cela prendrait trop de temps.

2) Le suivi des stocks en temps réel

La seconde fonctionnalité qui découle de la première, c’est qu’en réceptionnant vos denrées, vous savez en tant que manager les quantités actuellement stockées au sein de votre établissement.

Vous pouvez donc suivre les niveaux de stock en temps réel, recevoir des notifications pour les réapprovisionnements et gérer les commandes auprès de vos fournisseurs. Cela vous permet de minimiser les ruptures de stock, d’optimiser vos commandes et de contrôler vos coûts, contribuant ainsi à une meilleure rentabilité de votre restaurant.

En pratique, comment est-ce que Koust sait qu’il y a eu des sorties ? Sur les produits simples d’achat-revente, comme les boissons par exemple, Koust va savoir combien de boissons vous avez vendu en se connectant à votre logiciel de caisse et en générant votre Z le soir, Koust mettra à jour le stock en cours. Ainsi, en faisant des inventaires réguliers, vous pourrez comparer le réel constaté du stock purement théorique calculé par Koust, et ainsi mettre le doigt sur certains écarts.

Pour connaître les sorties des matières transformées, il faudra tout d’abord créer des recettes à partir des ingrédients préalablement rentrés, ce qui m’amène à la 3è fonctionnalité.

3) La création de fiche recettes et le calcul des coûts de revient

Koust permet d’enregistrer et d’organiser toutes les informations relatives à leurs recettes, y compris les ingrédients, les quantités, les coûts et les étapes de préparation. Ainsi, grâce à la solution, vous avez accès au coût de revient de chacune de vos recettes, si tant est que vous ayez rentré les bons prix d’achat.

C’est un pas en avant énorme pour les restaurateurs qui peuvent ainsi estimer plus précisément les dépenses liées à chaque plat, contrôler les marges et ajuster les prix en conséquence. En outre, en centralisant les données des recettes, Koust facilite la mise à jour des informations, le suivi des variations des coûts des ingrédients et la prise de décisions éclairées pour maximiser la rentabilité de l’établissement.

Ainsi, comme pour l’exemple des boissons, si vous avez une recette de poke bowl qui utilise 90g de saumon, et 150g de riz, et qu’au bout de 2 jours, vous vous apercevez que Koust estime votre stock au-delà du stock réellement constaté de saumon et de riz, vous pourrez ainsi agir afin que les cuisiniers aient la main un peu moins lourde lors du service, ou bien réévaluer éventuellement le prix de vente afin de respecter vos marges.

4) Le tableau de bord

Le tableau de bord, c’est une page dans le dashboard de Koust permettant aux restaurateurs de visualiser les statistiques mensuelles clés de leur établissement, telles que le chiffre d’affaires, la marge brute et la valeur des achats, leur permettant ainsi de suivre et d’analyser les performances financières de leur restaurant.

5) La gestion des factures fournisseurs

Une autre fonctionnalité pratique de Koust, c’est la gestion des factures fournisseurs. Cet outil dans Koust permet de gérer les factures fournisseurs, de renseigner si celles-ci ont été réglées ou pas, et d’exporter tout cela vers la comptabilité.

Cet outil permet notamment d’aider à piloter sa trésorerie, et de gérer des retards de paiement.

6) L’outil inter-établissements

La fonctionnalité dont je suis très adepte, c’est la gestion inter-établissement. Koust permet en effet de faire passer l’un des établissements choisis, pour lequel il faudra donc payer un abonnement spécial, en tant qu’établissement fournisseur des autres établissements. C’est particulièrement pratique pour les chaînes de restaurants, dont le labo produit pour ses boutiques.

En pratique, chaque jour, les points de vente génèrent une commande auprès de leur labo, et ce labo a donc une fiche de production globale, qu’il va pouvoir mettre à exécution via un PDF imprimable.

Chaque recette peut être déclarée comme « réalisée », ce qui permet à Koust de continuer de calculer les stocks en cours en fonction de la transformation des marchandises, des stocks d’ingrédients préalablement renseignés, et des fiches recettes correctement paramétrées et respectées par le staff de cuisine.

Enfin, Koust permet de sortir des fiches recettes à l’attention des cuisiniers, avec la quantité désirée de produits à préparer.

Une fois la production prête, le transporteur va livrer les points de vente, et cela se matérialise dans Koust comme un véritable bon de commande entre le labo, et les filiales, qu’il va falloir valider côté filiale pour incrémenter la « vente ».

7) Hygiène, calories et bien d’autres fonctionnalités

Koust fournit d’autres fonctionnalités utiles comme tout ce qui est lié à l’hygiène, à la traçabilité mais aussi aux étiquettes indiquant le nombre de calories et de macronutriments pour chaque produit, ou encore le Menu engineering, dans sa version intermédiaire. Et pour les plus motivés, il existe une version « entreprise », plus onéreuse, incluant la prévision via l’intelligence artificielle, que je n’ai pas testée personnellement.

Les tarifs

Les prix vont de 960€ / an pour la version entrée de gamme, jusqu’à 2 160€ / an pour la version entreprise, et une version intermédiaire existe à 1 560€ / an. Vous retrouverez ici le tableau récapitulatif complet des forfaits et des fonctionnalités, afin de choisir celui qui convient le mieux à vos besoins.

L’option « inter-établissement » est une extension payante supplémentaire, tout comme l’option « hygiène ».

Les avantages de Koust

Pour l’instant, c’est la solution que je continue d’utiliser, preuve en est que j’en suis globalement satisfait. Une fois la solution adaptée, il est très difficile d’imaginer comment on pouvait travailler sans.

De plus, ce n’est pas une solution lancée par une start-up dopée aux levées de fonds et dont le seul but est de se faire racheter, mais plutôt par une équipe de passionnés, à commencer par son fondateur, un ancien restaurateur avec une expérience du métier.

La solution fournit également un centre d’aide, avec plein de vidéos et de tutoriels pour la prise en main.

Enfin, la solution est hyper complète, et les équipes sont hyper réactives pour répondre aux questions, que ce soit par mail ou au niveau du chat.

Les limites de Koust

La principale limite de Koust, c’est sa propension à vouloir couvrir toutes les fonctionnalités possibles et imaginables. Et à force de courir tous les lièvres à la fois, la solution tend parfois plus vers l’usine à gaz que vers la solution 360° rêvée.

Ensuite, soyons honnête, l’expérience utilisateur est très.. passéiste, et souvent assez lente au chargement. Le graphisme pour le moins vieillot, et le nombre d’incohérences sont légion, notamment sur l’application mobile, pas très pratique. Par exemple, pour changer d’établissement, il vous faudra faire plusieurs clics intempestifs (pas moins de 4 actions !), et non pas un seul, comme c’est le cas sur n’importe quel dashboard multi-comptes.

Un autre défaut majeur, à l’ère de la mobilité, c’est qu’il vous sera quasiment impossible de gérer vos transferts inter-établissements sur version web mobile (cette fonctionnalité-là n’est pas dispo sur l’app), car les pages de passages de commande censées être responsives sont totalement illisibles. Il vous faudra donc toujours avoir un ordinateur avec vous, même en vacances…

Ensuite, il y a eu pas mal de bugs que nous avons souvent remontés, ce qui nous a plus donné l’impression d’être des bêta-testeurs que des clients, sans aucun geste commercial de la part de l’équipe commerciale.

Autre problème, le manque de notifications, que ce soit par mail ou sur l’app mobile. Lorsque vous arrivez à une rupture de stock sur certains produits sensibles, ou lorsqu’un fournisseur n’a pas ouvert votre commande, il serait judicieux d’envoyer un rappel aux managers.

Encore un autre souci, c’est la déconnexion intempestive de votre session. En gros, vous devrez vous connecter à CHAQUE lancement de Koust, que ce soit sur l’appli ou sur web, ce qui est, dans le web actuel, un non sens. Pire encore, impossible d’ouvrir 2 onglets à la fois pour vérifier en un clic de souris une information sur un autre établissement par exemple, pendant qu’on passe une commande. Cela vous déconnecte automatiquement ou vous faire passer sans que vous vous en rendiez compte sur l’autre établissement…

L’inventaire est également source d’erreurs, car lorsque vous en générez un, et que vous souhaitez rectifier une valeur, il vous est totalement impossible de le faire, sauf à faire une soustraction, ce qui là aussi, d’un point de vue opérationnel, est pour le moins ubuesque.

L’écart stock réel / stock théorique dont je parlais précédemment est lui aussi peu compréhensible, surtout au niveau du choix des dates à faire, et doit probablement perdre une bonne partie des utilisateurs qui n’ont pas fait maths sup.

La prise de photo des bons de commande ou des factures côté appli mobile est également totalement farfelue, un petit tour sur n’importe quelle application de message ou de dating suffirait pour savoir comment bien intégrer d’un point de vue expérience utilisateur une fonctionnalité « appareil photo » dans une appli mobile.

La liste des aliments s’affiche également par ordre de dernière modification, et il est totalement impossible d’afficher les ingrédients et recettes par ordre prédéfini, en fonction par exemple de catégories ou simplement par ordre alphabétique, afin d’afficher les plus pertinentes en premier par exemple, ou bien de chercher un ingrédient en particulier au premier coup d’œil par ordre alphabétique sans passer par la barre de recherche.

Enfin, le pricing est à l’image de la solution : hyper compliqué, assez cher à tel point qu’on s’y perd totalement et qu’on est souvent incapable, en tant que restaurant, de savoir quelle solution nous conviendrait.

Finalement, ce sont les parties « passage d’une commande », « mise au point d’une recettes » et donc logiquement « coût de revient d’une recette » qui sont les mieux faites et donc les plus simples à utiliser. Pour le reste, il y a encore beaucoup à faire sur le plan de la pédagogie et de la fluidité.

Koust gagnerait à faire une sorte de « choc de simplification » comme dirait l’autre, aussi bien au niveau de l’expérience utilisateur, qu’au niveau du prix, en proposant par exemple 3 prix simples, et une solution beaucoup plus « UX » compatible.

Bref, la solution est certes hyper complète, mais l’écueil pour le restaurateur consiste à payer un outil tout de même très cher, pour n’utiliser finalement que 5% de la solution, car celle-ci manque de simplicité.

Néanmoins, pour des enseignes aguerries qui ont un personnel dédié à la gestion des stocks, cet outil peut constituer une véritable mine d’or, aussi bien au niveau de l’optimisation des marges qu’au niveau du suivi des commandes. Mais pour un débutant, la solution peut vite être un long parcours du combattant un peu incompréhensible, et cher.

Conclusion

Koust est un outil puissant pour la gestion de restaurants, offrant des fonctionnalités avancées pour simplifier vos opérations quotidiennes, et nul doute qu’avec un petit coup de design et de fluidité, un peu d’IA pour la gestion des commandes, et une appli mobile plus ergonomique, l’outil sera la solution ultime pour les restaurateurs.

Rendez-vous sur Koust pour tester la solution.

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