Voici une nouvelle astuce pour Google Sheets, permettant d’envoyer rapidement des e-mails prédéfinis depuis une feuille de calcul. Cette petite fonctionnalité va vous faire gagner en temps et en productivité, puisqu’elle va vous éviter d’aller taper vos mails manuellement, surtout lorsqu’il s’agit de mails récurrents et rébarbatifs liés à votre activité managériale ou opérationnelle.

Personnellement, je l’utilise afin d’informer mes collaborateurs que le planning de la semaine ou du mois est prêt. Planning que je partage avec eux de façon fragmentée, comme je l’explique dans ce tutoriel. Une fois le planning terminé, j’invite mes partenaires à le consulter et à me confirmer leur présence directement depuis Google Sheets, sans avoir à multiplier les tâches et les moyens d’information.

Voici la marche à suivre, relativement simple :

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Créez votre newsletter

Ouvrez un nouveau document Google Sheets, puis entrez les adresses mail de vos futurs destinataires dans la première colonne. Ensuite, en face de chaque destinataire, tapez le message que vous voudriez envoyer à chacun :

Créez et lancez le script d’envoi de mails

Cliquez sur « Outils > Editeur de scripts » et copiez-collez le script suivant :

function sendEmails() {
 var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
 var startRow = 2; // Tapez la première ligne à traiter
 var numRows = 2; // Tapez ici le nombre total de lignes à traiter
 var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 2)
 // Fetch values for each row in the Range.
 var data = dataRange.getValues();
 for (i in data) {
 var row = data[i];
 var emailAddress = row[0]; // 0 si les mails sont dans la première colonne
 var message = row[1]; // 1 si le message se situe dans la seconde colonne
 var subject = "Objet de votre mail"; // Tapez l'objet du mail que vous allez envoyer
 MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
 }
}

Enregistrez le script. Lorsque vous aurez besoin de notifier les destinataires de votre mail, vous n’aurez plus qu’à cliquer sur « Editeur de scripts », puis à sélectionner « SendEmails » la liste des fonctions (surtout si vous avez d’autres fonctions dans votre éditeur), puis à cliquer sur le bouton « run » (en forme de bouton play).

Google vous demandera d’autoriser la fonction, puis les e-mails seront alors envoyés aux destinataires paramétrés dans votre tableau.

Dans le cas d’un planning : être notifié de la confirmation des destinataires

Si vous souhaitez tout comme moi utiliser ce script pour envoyer un planning à vos collaborateurs, vous pouvez également inviter ces derniers à taper « OK » dans leur planning afin qu’ils le confirment. Et pour que vous soyiez notifié de leur confirmation,il faut vous rendre dans les plannings de chacun, et que vous cliquiez sur « Outils > Règles de notification ».

Je vous conseille de cocher la case « être informé des modifications qui sont apportées », ainsi que « E-mail (résumé quotidien) », afin d’avoir un mail englobant plusieurs confirmations et pas un mail à chaque fois que quelqu’un confirme le planning.

Source : Google Developers.