Automatizzare i preventivi significa garantire che la richiesta del cliente si trasformi in un preventivo numerato e dettagliato, che può essere inviato in pochi minuti, senza necessità di reinserimento o calcolo manuale. Per il servizio di catering dei miei ristoranti, prima impiegavo circa un'ora per fare un preventivo. Ora ne impiego tre. Lo strumento è stato creato con Fogli Google e Apps Script, senza alcun software in abbonamento, e tutto il team lo utilizza.
In questo articolo vi spiego come facevo prima, cosa fa lo strumento ora, come è costruito e soprattutto per quali lavori questo tipo di automazione è davvero utile (e per quali no).
In precedenza: un'ora per preventivo e errori
Gestisco Libshop, un gruppo di quattro ristoranti libanesi a Parigi, che offre un servizio di catering per aziende: pranzi di gruppo, buffet, seminari, conferenze. Elaboriamo tra le 5 e le 20 richieste di preventivo al mese.
Per anni, la procedura è stata la seguente: aprire il file dell'ordine, duplicare il preventivo precedente, eliminare le vecchie righe, reinserire i prodotti uno per uno, convertire i prezzi IVA inclusa dal menu in prezzi IVA esclusa, ricalcolare l'IVA, aggiungere le spese di spedizione, inserire l'indirizzo, l'orario e i recapiti per il contatto in loco, quindi esportare in PDF e scrivere l'e-mail. E, una volta erogato il servizio, ripetere parte della procedura per la fattura.
Il tempo perduto non è stato l'unico problema:
- Errori di calcolo : una quantità regolata in modo errato, un'IVA omessa in una riga, un vecchio prezzo rimasto nel modello duplicato.
- Il margine invisibile Al momento del preventivo, era impossibile sapere se l'ordine fosse effettivamente redditizio.
- Nessun seguito Quali preventivi sono stati inviati, accettati, seguiti, fatturati? Era tutto nella mia testa.
- Dipendenza da una sola persona In pratica, ero l'unico che sapeva come fare un preventivo corretto.
Prossimo: tre minuti, dalle esigenze del cliente al PDF
Oggi, la preparazione di un preventivo si articola in quattro fasi:
- Invio della richiesta : cliente, numero di posti a sedere, formato (pasti singoli o buffet), data, ora e luogo di consegna, contatto in loco.
- Calcolo automatico Quantità, prezzi IVA esclusa e inclusa, IVA, spese di consegna e installazione, prezzo a persona e margine di profitto sono calcolati a partire dal catalogo.
- Generazione di preventivi : un PDF numerato, nei colori del marchio, con tutte le note legali e un'e-mail pronta per l'invio.
- Seguito Ogni preventivo ha uno stato (inviato, accettato, rifiutato) e un preventivo accettato si trasforma in fattura con un solo clic, senza dover reinserire alcun dato.
Il primo preventivo generato con lo strumento riguardava un buffet vegetariano per 70 persone presso un'università parigina. Il preventivo è stato prodotto in pochi minuti, con il costo a persona visualizzato immediatamente, il che ha facilitato l'approvazione da parte del cliente.
| Prima | Dopo | |
|---|---|---|
| Tempo per preventivo | Circa 1 ora | Circa 3 minuti |
| Errori di calcolo | Regolare | Nessuno, tutto è calcolato |
| Margine noto prima della spedizione | NO | Sì, riga per riga |
| Elaborazione delle fatture | Rientrato | Un clic |
| Chi può fornire un preventivo? | Solo io | l'intera squadra |
Con un numero di preventivi che varia da 5 a 20 al mese, si risparmiano dalle 5 alle quasi 20 ore mensili. Ma il vero vantaggio risiede altrove: rispondiamo più velocemente della concorrenza e un cliente che riceve un preventivo chiaro entro un'ora è già pronto a firmare.
Come è costruito
Nessun software di preventivazione basato su abbonamento, nessuno sviluppo pesante. Lo strumento è basato su Fogli Google, che il team stava già utilizzando, e su Apps Script, il linguaggio di scripting integrato in Google Workspace, che automatizza tutto ciò che un foglio di calcolo non può fare da solo.
- Un catalogo Ogni prodotto ha la sua unità di misura, il suo prezzo, l'aliquota IVA e il suo costo dei materiali. Questa è l'unica fonte: una variazione di prezzo si verifica solo in un punto.
- Parametri Dati di contatto dell'azienda, termini di pagamento, tariffario delle spese di spedizione, numerazione di preventivi e fatture.
- Un modulo di input : ciò che viene compilato per ogni nuova domanda.
- Una sceneggiatura che genera il documento, lo salva come PDF nella cartella Drive corretta, prepara l'e-mail e aggiorna la tabella di tracciamento.
Perché non abbiamo utilizzato un software di preventivazione standard? Perché nessuno di questi calcolava le quantità per il buffet in base al numero di ospiti, né i margini di profitto in base ai nostri costi del cibo. Uno strumento generico ti costringe ad adattare la tua attività allo strumento stesso. Uno strumento personalizzato fa l'opposto, e non prevede canoni di licenza mensili.
Cosa ho imparato durante la sua costruzione
- Innanzitutto, rivedete completamente la vostra struttura tariffaria. Non è possibile automatizzare i prezzi che cambiano in base all'umore. Già solo questo lavoro ha migliorato la nostra redditività.
- Presta attenzione ai dettagli che conferiscono un aspetto professionale. Numerazione continua, note legali, termini di pagamento, conversione IVA/escl. IVA accurata: un preventivo automatico deve essere più affidabile di un preventivo manuale, altrimenti è inutile.
- Mantenere il controllo sulla spedizione. Lo strumento prepara tutto, ma un essere umano lo rivede e lo invia. Automatizziamo l'inserimento dei dati e i calcoli, ma non la gestione del rapporto con il cliente.
- Realizzare lo sviluppo utilizzando gli strumenti con cui il team ha familiarità. Ecco cosa rende uno strumento effettivamente utilizzato dopo tre mesi.
Per quali lavori è adatto?
Questo tipo di automazione risulta redditizio non appena i preventivi vengono creati a partire da elementi ricorrenti (prodotti, servizi, pacchetti) combinati con alcune variabili (quantità, distanza, durata, opzioni).
| Lavoro | Questo viene calcolato automaticamente |
|---|---|
| Servizio di catering, ristorante, food truck | Quantità per copertina, formule, consegna, margine |
| operaio edile | superfici, forniture, manodopera, viaggi |
| Agenzia di eventi, noleggio attrezzature | Attrezzatura, durata, installazione, trasporto |
| Fotografo, videografo | Pacchetti, orari, modifiche e opzioni di consegna |
| Organizzazione di formazione | Numero di partecipanti, giorni, costi aggiuntivi |
| pulizie, manutenzione, servizi per la casa | Superficie, frequenza, servizi aggiuntivi |
Quando non ne vale la pena
- Se effettuate meno di due o tre preventivi al mese, un buon modello è sufficiente.
- Ogni preventivo è un progetto unico che richiede una vera e propria riflessione (consulenza, architettura, sviluppo personalizzato): è il processo di ideazione che richiede tempo, non la formattazione.
- Il software di fatturazione che utilizzi attualmente funziona già benissimo: non c'è bisogno di reinventare una soluzione che funziona.
E in tutto questo, che ruolo gioca l'intelligenza artificiale?
Per calcolare un preventivo, l'intelligenza artificiale non è necessaria, e questo è un bene: un prezzo deve essere preciso e ripetibile, non "probabile". L'IA diventa utile nelle fasi a monte e a valle: leggere una richiesta via email e precompilare il campo, scrivere un messaggio di follow-up personalizzato o preparare un promemoria appropriato quando una richiesta di preventivo rimane senza risposta. L'approccio giusto: regole per i numeri, IA per il testo.
Dedichi troppo tempo ai tuoi preventivi?
Realizzo questo tipo di strumenti personalizzati basandomi su ciò che già utilizzi (Fogli Google, il tuo sistema di punto vendita, il tuo software di contabilità, le tue email). La maggior parte dei progetti richiede da 1 a 3 giorni. Dettagli e prezzi sono disponibili sul mio sito web. Pagina dei servizi.
In 30 minuti ti dirò se il tuo processo di preventivazione può essere automatizzato e quanto potresti risparmiare.
Domande frequenti
È necessario saper programmare per utilizzare uno strumento di preventivazione automatizzato?
No. Nella vita di tutti i giorni, compiliamo le celle di un foglio di calcolo e clicchiamo su un pulsante. Il codice è invisibile all'utente. Serve solo qualcuno che lo crei e lo mantenga.
Un preventivo generato da Fogli Google ha valore legale?
Sì, a condizione che includa le informazioni obbligatorie: ragione sociale e recapiti dell'azienda, numero SIREN, data, descrizione e prezzo dei servizi, aliquota IVA, termini di pagamento e periodo di validità. Uno strumento configurato correttamente aggiungerà automaticamente questi dettagli, riducendo al minimo le omissioni.
E che dire della fatturazione elettronica obbligatoria?
La riforma della fatturazione elettronica tra aziende sta gradualmente imponendo l'utilizzo di una piattaforma approvata per l'emissione e la ricezione delle fatture. Uno strumento personalizzato rimane comunque molto utile per la creazione di preventivi, il monitoraggio delle vendite e la preparazione dei dati, che possono poi essere trasmessi alla piattaforma di fatturazione.
Quanto costa uno strumento di preventivazione personalizzato?
Per uno strumento come quello descritto, sono necessari da 1 a 3 giorni di lavoro, a seconda della complessità della struttura tariffaria. Dopodiché non sono previsti costi di abbonamento: lo strumento funziona tramite il tuo account Google.
Lascia un commento