报价自动化意味着确保客户请求能够自动生成编号、分项的报价单，并在几分钟内发送，无需手动重新输入或计算。. 以前我给餐厅的餐饮服务做个报价大概需要一个小时，现在只需要三个小时。这个工具是用 Google Sheets 和 Apps Script 开发的，没有使用任何订阅软件，而且我们整个团队都在用。.
在本文中，我将告诉你我过去是如何做的，这个工具现在能做什么，它是如何构建的，以及最重要的是，这种自动化对于哪些工作来说是真正值得的（以及对于哪些工作来说则不值得）。.
之前：每次报价耗时一小时，且存在错误
我负责管理Libshop，这是一个在巴黎拥有四家黎巴嫩餐厅的餐饮集团，同时我们也为企业提供餐饮服务，包括团队午餐、自助餐、研讨会和会议等。我们每月处理5到20份报价请求。.
多年来，流程一直是这样的：打开订单文件，复制之前的报价单，删除旧条目，逐一重新输入产品，将菜单中的含增值税价格转换为不含增值税的价格，重新计算增值税，添加运费，填写地址、时间和现场联系信息，然后导出为PDF并撰写电子邮件。服务交付后，再重复部分流程生成发票。.
损失的时间并不是唯一的问题：
- 计算误差 ：数量调整错误、某行缺少增值税、重复模型中仍保留旧价格。.
- 无形的边缘 报价时，无法确定该订单是否真的有利可图。.
- 没有后续报道 哪些报价已发出、哪些报价已被接受、哪些报价已跟进、哪些报价已开具发票？所有这些我都记在脑子里。.
- 对某个人的依赖 实际上，只有我一个人知道如何正确地引用名言。.
接下来：三分钟，从客户需求到 PDF
如今，报价的准备工作分为四个步骤：
- 提交请求 ：顾客、餐位数量、形式（个人餐或自助餐）、日期、时间和地点、现场联系人。.
- 自动计算 数量、含增值税和不含增值税的价格、增值税、运费和安装费、每人价格和利润率均根据产品目录计算得出。.
- 报价生成 ：一份带有编号的 PDF 文件，采用品牌颜色，包含所有法律声明，以及一封可直接发送的电子邮件。.
- 跟进 ：每个报价都有一个状态（已发送、已接受、已拒绝），已接受的报价只需单击一下即可变成发票，无需重新输入任何内容。.
该工具生成的第一个报价是为巴黎一所大学准备的70人素食自助餐。报价在几分钟内就生成了，人均费用立即显示，方便客户确认。.
| 前 | 后 | |
|---|---|---|
| 报价所需时间 | 大约1小时 | 大约3分钟 |
| 计算误差 | 常规的 | 一切皆有计算。 |
| 发货前已知利润 | 不 | 是的，一行一行地。 |
| 发票处理 | 重新进入 | 一键 |
| 谁能提供报价？ | 独自一人 | 整个团队 |
每月5到20份报价，意味着每月节省5到近20个小时。但真正的优势在于其他方面：我们的响应速度比竞争对手更快，客户如果在一小时内收到清晰的报价，通常都会更愿意签约。.
它是如何建造的
无需订阅报价软件，也无需大量开发工作。该工具基于…… Google 表格, 团队已经在使用，而且 Apps脚本, Google Workspace 中集成的脚本语言可以自动执行电子表格本身无法完成的所有操作。.
- 目录 每种产品都有其计量单位、价格、增值税率和材料成本。价格变动仅发生在这一处，没有其他信息来源。.
- 参数 公司联系方式、付款条款、运费表、报价和发票编号。.
- 输入表单 ：每份新申请表需要填写的内容。.
- 剧本 它会生成文档，将其保存为 PDF 文件到正确的云端硬盘文件夹中，准备电子邮件并更新跟踪表。.
为什么我们不使用现成的报价软件？因为它们既不能根据宾客人数计算自助餐份量，也不能根据我们的食品成本计算利润率。通用工具会迫使你调整业务模式去适应它。而定制工具则恰恰相反，而且无需支付月度许可费。.
我在建造过程中学到了什么
- 首先，彻底改革你的定价结构。. 你无法实现根据情绪变化而自动调整价格。单单这项工作就已经提高了我们的盈利能力。.
- 注意那些能让作品看起来更专业的细节。. 连续编号、法律声明、付款条款、准确的增值税/不含增值税转换：自动报价必须比手动报价更可靠，否则就毫无用处。.
- 对货物运输保持控制。. 工具会准备所有资料，但最终仍需人工审核和发送。我们实现了数据录入和计算的自动化，但客户关系维护并非自动化。.
- 使用团队熟悉的工具进行构建。. 这就是为什么三个月后工具还能继续使用的原因。.
它适用于哪些工作？
只要你的报价是由重复出现的元素（产品、服务、套餐）加上一些变量（数量、距离、持续时间、选项）构成的，这种自动化方式就能带来利润。.
| 工作 | 这是自动计算的。 |
|---|---|
| 餐饮服务商、餐厅、餐车 | 每封面数量、配方、交货、利润 |
| 建筑工匠 | 场地、物料、劳动力、旅行 |
| 活动策划公司，设备租赁 | 设备、工期、安装、运输 |
| 摄影师、摄像师 | 套餐、营业时间、修改和配送选项 |
| 培训机构 | 参与人数、天数、额外费用 |
| 清洁、维护、家庭服务 | 表面积、频率、附加服务 |
当不值得的时候
- 如果你每月报价少于两到三个：一个好的模板就足够了。.
- 每条报价都是一个独特的项目，需要认真思考（建议、架构、定制开发）：耗时的不是格式，而是思考过程。.
- 您目前的计费软件已经运行良好：没有必要重新发明轮子。.
那么人工智能在这一切中又扮演着怎样的角色呢？
计算报价并不一定需要人工智能，这反而是件好事：价格应该准确且可重复，而不是«大概»。人工智能的用武之地在于上游和下游环节：例如，读取电子邮件请求并预先填写字段、撰写个性化的后续信息，或者在报价未回复时发送合适的提醒。正确的做法是：用规则处理数字，用人工智能处理文本。.
你是不是在报价上花费了太多时间？
我根据您目前使用的工具（例如 Google Sheets、POS 系统、会计软件、电子邮件等）定制开发这类工具。大多数项目需要 1 到 3 天。详情和价格请访问我的网站。 服务页面.
30分钟后，我将告诉你你的报价流程是否可以自动化，以及自动化可以为你节省多少成本。.
常见问题解答
使用自动报价工具需要懂编程吗？
不。在日常生活中，我们只需在电子表格中填写单元格，然后点击按钮即可。用户看不到代码。它只需要有人编写和维护。.
使用 Google Sheets 生成的报价是否具有法律效力？
是的，前提是它包含以下必填信息：公司名称和联系方式、SIREN编号、日期、服务描述和价格、增值税税率、付款方式以及有效期。配置正确的工具会自动添加这些信息，从而最大限度地减少遗漏。.
那么强制性电子发票呢？
企业间电子发票改革正逐步要求使用经认可的平台来开具和接收发票。定制工具在报价、销售跟踪和数据准备方面仍然非常有用，这些数据随后可以传输到您的发票平台。.
定制报价工具需要多少钱？
对于像本文介绍的这类工具，根据您的定价结构的复杂程度，预计需要 1 到 3 天的开发时间。之后无需支付任何订阅费用：该工具在您的 Google 帐户上运行。.
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