Die Automatisierung von Angeboten bedeutet, dass aus einer Kundenanfrage ein nummeriertes, detailliertes Angebot erstellt wird, das innerhalb von Minuten versendet werden kann, ohne dass eine manuelle Neueingabe oder Berechnung erforderlich ist. Für den Cateringservice meiner Restaurants benötigte ich früher etwa eine Stunde für ein Angebot. Jetzt sind es drei. Das Tool basiert auf Google Sheets und Apps Script, ganz ohne Abo-Software, und wird vom gesamten Team genutzt.
In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, wie ich das früher gemacht habe, was das Tool heute kann, wie es aufgebaut ist und vor allem, für welche Aufgaben sich diese Art der Automatisierung wirklich lohnt (und für welche nicht).
Bisher: eine Stunde pro Angebot und Fehler
Ich leite Libshop, eine Gruppe von vier libanesischen Restaurants in Paris, die auch Catering für Unternehmen anbieten: Teamessen, Buffets, Seminare und Konferenzen. Wir bearbeiten monatlich zwischen 5 und 20 Angebotsanfragen.
Jahrelang lief der Prozess folgendermaßen ab: Bestelldatei öffnen, vorheriges Angebot duplizieren, alte Positionen löschen, Produkte einzeln neu eingeben, Preise inklusive Mehrwertsteuer aus dem Menü in Preise ohne Mehrwertsteuer umrechnen, Mehrwertsteuer neu berechnen, Lieferkosten hinzufügen, Adresse, Uhrzeit und Kontaktdaten vor Ort eintragen, dann als PDF exportieren und die E-Mail verfassen. Nach der Leistungserbringung wurde ein Teil des Prozesses für die Rechnung wiederholt.
Der Zeitverlust war nicht das einzige Problem:
- Berechnungsfehler : eine falsch angepasste Menge, eine fehlende Mehrwertsteuer in einer Zeile, ein alter Preis, der im duplizierten Modell erhalten geblieben ist.
- Der unsichtbare Rand Zum Zeitpunkt der Angebotserstellung war es unmöglich zu wissen, ob der Auftrag tatsächlich profitabel sein würde.
- Keine weitere Nachverfolgung Welche Angebote wurden verschickt, angenommen, nachgehakt, in Rechnung gestellt? Das alles hatte ich im Kopf.
- Eine Abhängigkeit von einer einzelnen Person In der Praxis war ich der Einzige, der wusste, wie man ein korrektes Zitat anfertigt.
Weiter: Drei Minuten, von der Kundenanforderung zum PDF
Heute wird ein Angebot in vier Schritten erstellt:
- Einreichen der Anfrage : Kunde, Anzahl der Gedecke, Format (Einzelmahlzeiten oder Buffet), Datum, Uhrzeit und Ort der Lieferung, Ansprechpartner vor Ort.
- Automatische Berechnung Die Mengen, Preise inklusive und exklusive Mehrwertsteuer, Mehrwertsteuer, Liefer- und Aufbaukosten, Preis pro Person und Marge werden anhand des Katalogs berechnet.
- Zitatgenerierung : eine nummerierte PDF-Datei in den Markenfarben mit allen rechtlichen Hinweisen und einer fertigen E-Mail-Vorlage.
- Nachverfolgen Jedes Angebot hat einen Status (gesendet, angenommen, abgelehnt), und ein angenommenes Angebot wird mit einem Klick in eine Rechnung umgewandelt, ohne dass etwas erneut eingegeben werden muss.
Das erste mit dem Tool erstellte Angebot betraf ein vegetarisches Buffet für 70 Personen an einer Pariser Universität. Das Angebot wurde innerhalb weniger Minuten erstellt, wobei der Preis pro Person sofort angezeigt wurde, was die Zustimmung des Kunden erleichterte.
| Vor | Nach | |
|---|---|---|
| Zeit pro Angebot | Ungefähr 1 Stunde | Ungefähr 3 Minuten |
| Berechnungsfehler | Regulär | Nichts, alles wird berechnet |
| Marge vor Versand bekannt | NEIN | Ja, Zeile für Zeile. |
| Rechnungsverarbeitung | Wiedereingetragen | Ein Klick |
| Wer kann ein Angebot erstellen? | Ich allein | Das gesamte Team |
Bei 5 bis 20 Angeboten pro Monat spart das monatlich zwischen 5 und fast 20 Stunden. Der eigentliche Vorteil liegt aber woanders: Wir reagieren schneller als die Konkurrenz, und ein Kunde, der innerhalb einer Stunde ein klares Angebot erhält, ist in der Regel sehr daran interessiert, den Vertrag zu unterzeichnen.
Wie es gebaut wird
Keine abonnementbasierte Angebotssoftware, kein aufwendiger Entwicklungsaufwand. Das Tool basiert auf Google Tabellen, das das Team bereits nutzte, und auf Apps Script, die in Google Workspace integrierte Skriptsprache, die alles automatisiert, was eine Tabellenkalkulation allein nicht leisten kann.
- Ein Katalog Jedes Produkt hat seine Maßeinheit, seinen Preis, seinen Mehrwertsteuersatz und seine Materialkosten. Dies ist die einzige Datenquelle: Eine Preisänderung erfolgt nur an einer Stelle.
- Parameter Firmenkontaktdaten, Zahlungsbedingungen, Liefergebührenübersicht, Angebots- und Rechnungsnummerierung.
- Ein Eingabeformular : was für jeden neuen Antrag ausgefüllt wird.
- Ein Drehbuch Dabei wird das Dokument generiert, als PDF im richtigen Drive-Ordner gespeichert, die E-Mail vorbereitet und die Tracking-Tabelle aktualisiert.
Warum haben wir keine Standard-Angebotssoftware verwendet? Weil keine davon die Buffetmengen anhand der Gästeanzahl berechnete oder die Gewinnmargen auf Basis unserer Lebensmittelkosten ermittelte. Ein Standardtool zwingt einen, die eigenen Geschäftsabläufe an das Tool anzupassen. Ein individuell entwickeltes Tool hingegen ermöglicht dies und ist zudem lizenzkostenfrei.
Was ich beim Bauen gelernt habe
- Als Erstes sollten Sie Ihre Preisstruktur komplett überarbeiten. Preise, die sich je nach Stimmung ändern, lassen sich nicht automatisieren. Allein diese Arbeit hat unsere Rentabilität bereits verbessert.
- Achten Sie auf die Details, die für ein professionelles Erscheinungsbild sorgen. Kontinuierliche Nummerierung, rechtliche Hinweise, Zahlungsbedingungen, korrekte Umrechnung von MwSt./exkl. MwSt.: Ein automatisches Angebot muss zuverlässiger sein als ein manuelles, sonst ist es nutzlos.
- Behalten Sie die Kontrolle über die Sendung. Das Tool bereitet alles vor, aber ein Mensch prüft und versendet die Daten. Wir automatisieren die Dateneingabe und Berechnungen, nicht aber die Kundenbeziehung.
- Entwickeln Sie mit den Werkzeugen, mit denen das Team vertraut ist. Das ist es, was ein Werkzeug auch nach drei Monaten noch tatsächlich benutzt.
Für welche Berufe eignet es sich?
Diese Art der Automatisierung ist profitabel, sobald Ihre Angebote aus wiederkehrenden Elementen (Produkte, Dienstleistungen, Pakete) in Kombination mit wenigen Variablen (Menge, Entfernung, Dauer, Optionen) erstellt werden.
| Arbeit | Dies wird automatisch berechnet. |
|---|---|
| Caterer, Restaurant, Imbisswagen | Mengen pro Packung, Rezepturen, Lieferung, Marge |
| Bauhandwerker | Oberflächen, Material, Arbeitskräfte, Reisen |
| Eventagentur, Geräteverleih | Ausrüstung, Dauer, Installation, Transport |
| Fotograf, Videograf | Pakete, Öffnungszeiten, Änderungs- und Lieferoptionen |
| Ausbildungsorganisation | Teilnehmerzahl, Tage, zusätzliche Kosten |
| Reinigung, Instandhaltung, Haushaltsdienstleistungen | Fläche, Frequenz, Zusatzleistungen |
Wenn es sich nicht lohnt
- Wenn Sie weniger als zwei oder drei Angebote pro Monat erstellen, genügt eine gute Vorlage.
- Jedes Angebot ist ein einzigartiges Projekt, das sorgfältiges Nachdenken erfordert (Beratung, Architektur, individuelle Entwicklung): Es ist der Denkprozess, der Zeit braucht, nicht die Formatierung.
- Ihre aktuelle Abrechnungssoftware erfüllt ihren Zweck bereits sehr gut: Es besteht keine Notwendigkeit, etwas neu zu erfinden, was funktioniert.
Und welche Rolle spielt die KI in all dem?
Für die Angebotserstellung ist KI nicht notwendig, und das ist gut so: Ein Preis sollte präzise und reproduzierbar sein, nicht nur «wahrscheinlich». KI wird erst im Vorfeld und im Nachgang nützlich: beim Lesen einer E-Mail-Anfrage und Vorausfüllen von Feldern, beim Verfassen einer personalisierten Folge-E-Mail oder beim Erstellen einer passenden Erinnerung, wenn eine Angebotsanfrage unbeantwortet bleibt. Der richtige Ansatz: Regeln für die Zahlen, KI für den Text.
Verbringen Sie zu viel Zeit mit Ihren Angeboten?
Ich erstelle solche individuellen Tools basierend auf Ihren bestehenden Systemen (Google Sheets, Kassensystem, Buchhaltungssoftware, E-Mails). Die meisten Projekte dauern 1 bis 3 Tage. Details und Preise finden Sie auf meiner Website. Serviceseite.
In 30 Minuten sage ich Ihnen, ob Ihr Angebotsprozess automatisiert werden kann und welche Einsparungen Sie dadurch erzielen könnten.
Häufig gestellte Fragen
Müssen Sie programmieren können, um ein automatisiertes Angebotstool zu nutzen?
Nein. Im Alltag füllen wir Zellen in einer Tabellenkalkulation aus und klicken auf einen Button. Der Code ist für den Benutzer unsichtbar. Es braucht lediglich jemanden, der ihn erstellt und pflegt.
Hat ein aus Google Sheets generiertes Angebot rechtliche Gültigkeit?
Ja, sofern die Pflichtangaben enthalten sind: Firmenname und Kontaktdaten, SIREN-Nummer, Datum, Leistungsbeschreibung und Preis, Mehrwertsteuersatz, Zahlungsbedingungen und Gültigkeitszeitraum. Ein korrekt konfiguriertes Tool fügt diese Angaben automatisch hinzu und minimiert so Auslassungen.
Und wie sieht es mit der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung aus?
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen erfordert zunehmend die Nutzung einer zugelassenen Plattform für die Erstellung und den Empfang von Rechnungen. Ein individuell entwickeltes Tool ist weiterhin sehr nützlich für Angebote, die Vertriebsverfolgung und die Datenaufbereitung, deren Daten anschließend an Ihre Rechnungsplattform übermittelt werden können.
Was kostet ein individuelles Angebotstool?
Für ein Tool wie das hier beschriebene sollten Sie je nach Komplexität Ihrer Preisstruktur mit einem Arbeitsaufwand von 1 bis 3 Tagen rechnen. Danach fallen keine weiteren Abonnementgebühren an: Das Tool läuft über Ihr Google-Konto.
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