أتمتة عروض الأسعار تعني ضمان أن يصبح طلب العميل عرض أسعار مرقم ومفصل يمكن إرساله في دقائق، دون إعادة إدخال أو حساب يدوي. بالنسبة لخدمة تقديم الطعام في مطاعمي، كان الحصول على عرض سعر يستغرق مني حوالي ساعة. أما الآن، فيستغرق ثلاث ساعات فقط. تم تطوير الأداة باستخدام جداول بيانات جوجل وApps Script، دون الحاجة إلى أي برامج اشتراك، ويستخدمها جميع أعضاء الفريق.
في هذه المقالة، سأخبركم كيف كنت أفعل ذلك في السابق، وماذا تفعل الأداة الآن، وكيف تم بناؤها، وقبل كل شيء، ما هي الوظائف التي يكون هذا النوع من الأتمتة مفيدًا لها حقًا (وما هي الوظائف التي لا يكون مفيدًا لها).
سابقًا: ساعة واحدة لكل عرض سعر، والأخطاء
أدير سلسلة مطاعم "ليبشوب"، وهي مجموعة تضم أربعة مطاعم لبنانية في باريس، تقدم خدمات تموين للشركات تشمل وجبات غداء جماعية، وبوفيهات، وندوات، ومؤتمرات. نتلقى ما بين 5 إلى 20 طلب عرض أسعار شهرياً.
لسنوات، كانت العملية تتم على النحو التالي: فتح ملف الطلب، ونسخ عرض السعر السابق، وحذف البنود القديمة، وإعادة إدخال المنتجات واحدًا تلو الآخر، وتحويل الأسعار شاملة ضريبة القيمة المضافة من القائمة إلى أسعار غير شاملة لها، وإعادة حساب ضريبة القيمة المضافة، وإضافة رسوم التوصيل، وتعبئة العنوان والوقت ومعلومات الاتصال في الموقع، ثم تصدير الملف إلى ملف PDF وكتابة البريد الإلكتروني. وبعد تقديم الخدمة، يتم تكرار جزء من العملية لإصدار الفاتورة.
لم يكن الوقت الضائع هو المشكلة الوحيدة:
- أخطاء الحساب : كمية معدلة بشكل غير صحيح، أو ضريبة القيمة المضافة محذوفة من أحد الأسطر، أو سعر قديم متبقٍ في النموذج المكرر.
- الهامش غير المرئي كان من المستحيل معرفة ما إذا كان الطلب مربحًا حقًا في وقت تقديم العرض.
- لم تتم المتابعة ما هي عروض الأسعار التي تم إرسالها، وقبولها، ومتابعتها، وإصدار فواتيرها؟ كل ذلك كان في رأسي.
- الاعتماد على شخص واحد في الواقع، كنت الوحيد الذي يعرف كيفية كتابة اقتباس مناسب.
التالي: ثلاث دقائق، من حاجة العميل إلى ملف PDF
اليوم، يتم إعداد الاقتباس في أربع خطوات:
- تقديم الطلب : العميل، عدد أماكن الجلوس، نوع الوجبات (وجبات فردية أو بوفيه)، تاريخ ووقت ومكان التسليم، جهة الاتصال في الموقع.
- الحساب التلقائي يتم حساب الكميات والأسعار باستثناء ضريبة القيمة المضافة وشاملة لها، وضريبة القيمة المضافة، وتكاليف التوصيل والتركيب، وسعر الفرد الواحد، وهامش الربح من الكتالوج.
- توليد عروض الأسعار ملف PDF مرقم، بألوان العلامة التجارية، يحتوي على جميع الإشعارات القانونية، ورسالة بريد إلكتروني جاهزة للإرسال.
- متابعة : لكل عرض سعر حالة (تم الإرسال، تم القبول، تم الرفض)، ويصبح عرض السعر المقبول فاتورة بنقرة واحدة، دون إعادة إدخال أي شيء.
كان أول عرض سعر تم إنشاؤه باستخدام الأداة عبارة عن بوفيه نباتي لـ 70 شخصًا في إحدى جامعات باريس. تم إعداد عرض السعر في غضون دقائق، مع عرض التكلفة لكل شخص على الفور، مما سهّل موافقة العميل.
| قبل | بعد | |
|---|---|---|
| الوقت اللازم لكل عرض سعر | ساعة واحدة تقريبًا | حوالي 3 دقائق |
| أخطاء الحساب | عادي | لا شيء، كل شيء محسوب |
| هامش الربح معروف قبل الشحن | لا | نعم، سطرًا سطرًا |
| معالجة الفواتير | أُعيد الدخول | بنقرة واحدة |
| من يستطيع تقديم عرض سعر؟ | أنا وحدي | الفريق بأكمله |
مع تقديم ما بين 5 إلى 20 عرض سعر شهريًا، يُوفر ذلك ما بين 5 إلى 20 ساعة تقريبًا كل شهر. لكن الفائدة الحقيقية تكمن في مكان آخر: فنحن نستجيب أسرع من المنافسين، والعميل الذي يتلقى عرض سعر واضحًا خلال ساعة يكون متحمسًا للتوقيع.
كيف تم بناؤه
لا يتطلب الأمر برامج تسعير قائمة على الاشتراك، ولا تطويرًا مكثفًا. تعتمد الأداة على جداول بيانات جوجل, ، والتي كان الفريق يستخدمها بالفعل، و برنامج التطبيقات, لغة البرمجة النصية المدمجة في Google Workspace، والتي تعمل على أتمتة كل ما لا تستطيع جداول البيانات القيام به بمفردها.
- كتالوج لكل منتج وحدة قياس وسعر ونسبة ضريبة القيمة المضافة وتكلفة المواد. هذا هو المصدر الوحيد: لا يحدث تغيير السعر إلا في مكان واحد.
- حدود بيانات الاتصال بالشركة، وشروط الدفع، وجدول رسوم التوصيل، وعروض الأسعار، وترقيم الفواتير.
- نموذج إدخال ما يتم ملؤه لكل طلب جديد.
- نص والذي يقوم بإنشاء المستند، وحفظه كملف PDF في مجلد Drive الصحيح، وإعداد البريد الإلكتروني، وتحديث جدول التتبع.
لماذا لم نستخدم برامج التسعير الجاهزة؟ لأنها لم تحسب كميات البوفيه بناءً على عدد الضيوف، ولم تحسب هوامش الربح بناءً على تكاليف الطعام. فالأداة العامة تجبرك على تكييف عملك معها، بينما الأداة المصممة خصيصًا تفعل العكس، ولا توجد رسوم ترخيص شهرية.
ما تعلمته أثناء بنائه
- أولاً، قم بإجراء إصلاح شامل لهيكل التسعير الخاص بك. لا يمكنك أتمتة الأسعار التي تتغير بناءً على الحالة المزاجية. هذا العمل وحده قد حسّن ربحيتنا بالفعل.
- انتبه للتفاصيل التي تجعلها تبدو احترافية. الترقيم المتواصل، والإشعارات القانونية، وشروط الدفع، والتحويل الدقيق لضريبة القيمة المضافة/بدون ضريبة القيمة المضافة: يجب أن يكون عرض الأسعار التلقائي أكثر موثوقية من عرض الأسعار اليدوي، وإلا فإنه عديم الفائدة.
- الحفاظ على السيطرة على الشحنة. تُجهّز الأداة كل شيء، لكن يقوم شخص ما بمراجعته وإرساله. نحن نُؤتمت إدخال البيانات والحسابات، لكننا لا نُؤتمت علاقة العملاء.
- قم بالبناء باستخدام الأدوات التي يعرفها الفريق. هذا ما يجعل الأداة قابلة للاستخدام فعلياً بعد ثلاثة أشهر.
ما هي الوظائف التي يناسبها؟
هذا النوع من الأتمتة مربح بمجرد أن يتم بناء عروض الأسعار الخاصة بك من عناصر متكررة (المنتجات والخدمات والحزم) بالإضافة إلى عدد قليل من المتغيرات (الكمية والمسافة والمدة والخيارات).
| وظيفة | يتم حساب ذلك تلقائياً |
|---|---|
| متعهد حفلات، مطعم، شاحنة طعام | الكميات لكل غلاف، والصيغ، والتسليم، والهامش |
| حرفي بناء | الأسطح، والإمدادات، والعمالة، والسفر |
| وكالة تنظيم فعاليات، تأجير معدات | المعدات، المدة، التركيب، النقل |
| مصور فوتوغرافي، مصور فيديو | الباقات، ساعات العمل، خيارات التعديل والتوصيل |
| منظمة تدريب | عدد المشاركين، الأيام، التكاليف الإضافية |
| خدمات التنظيف والصيانة والمنازل | المساحة السطحية، والتكرار، والخدمات الإضافية |
عندما لا يكون الأمر يستحق ذلك
- إذا كنت تقوم بعمل أقل من عرضين أو ثلاثة عروض أسعار شهريًا: فإن قالبًا جيدًا يكفي.
- كل اقتباس هو مشروع فريد يتطلب تفكيرًا حقيقيًا (نصيحة، هندسة معمارية، تطوير مخصص): إن عملية التفكير هي التي تستغرق وقتًا، وليس التنسيق.
- برنامج الفوترة الحالي لديك يقوم بالمهمة بشكل جيد للغاية: لا داعي لإعادة اختراع ما هو ناجح.
وماذا عن الذكاء الاصطناعي في كل هذا؟
لا حاجة للذكاء الاصطناعي لحساب الأسعار، وهذا أمرٌ جيد: فالسعر يجب أن يكون دقيقًا وقابلًا للتكرار، لا مجرد احتمال. تكمن فائدة الذكاء الاصطناعي في المراحل السابقة واللاحقة: قراءة طلب البريد الإلكتروني وتعبئة الحقول مسبقًا، وكتابة رسالة متابعة شخصية، أو إعداد تذكير مناسب في حال عدم الرد على طلب السعر. النهج الأمثل: قواعد للأرقام، وذكاء اصطناعي للنصوص.
هل تقضي وقتاً طويلاً جداً في كتابة عروض الأسعار؟
أقوم بتصميم هذا النوع من الأدوات المخصصة بناءً على ما تستخدمه حاليًا (جداول بيانات جوجل، نظام نقاط البيع، برنامج المحاسبة، بريدك الإلكتروني). تستغرق معظم المشاريع من يوم إلى ثلاثة أيام. تجدون التفاصيل والأسعار على موقعي الإلكتروني. صفحة الخدمات.
في غضون 30 دقيقة، سأخبرك ما إذا كان من الممكن أتمتة عملية تقديم عروض الأسعار الخاصة بك، وما الذي ستوفره لك.
الأسئلة الشائعة
هل تحتاج إلى معرفة كيفية البرمجة لاستخدام أداة التسعير الآلي؟
لا. في حياتنا اليومية، نملأ خلايا في جدول بيانات ونضغط على زر. الكود غير مرئي للمستخدم. كل ما يتطلبه الأمر هو شخص ما لبنائه وصيانته.
هل للاقتباسات المُنشأة من جداول بيانات جوجل قيمة قانونية؟
نعم، بشرط أن يتضمن المعلومات الإلزامية: اسم الشركة وبيانات الاتصال، ورقم SIREN، والتاريخ، ووصف الخدمات وسعرها، ونسبة ضريبة القيمة المضافة، وشروط الدفع، وفترة الصلاحية. ستضيف الأداة المُهيأة بشكل صحيح هذه التفاصيل تلقائيًا، مما يقلل من حالات الإغفال.
وماذا عن الفواتير الإلكترونية الإلزامية؟
يتطلب إصلاح نظام الفواتير الإلكترونية بين الشركات تدريجياً استخدام منصة معتمدة لإصدار واستلام الفواتير. ولا تزال الأدوات المصممة خصيصاً مفيدة للغاية في إعداد عروض الأسعار، وتتبع المبيعات، وإعداد البيانات، والتي يمكن بعد ذلك إرسالها إلى منصة الفواتير الخاصة بك.
كم تبلغ تكلفة أداة التسعير المخصصة؟
بالنسبة لأداة كهذه، توقع أن يستغرق العمل من يوم إلى ثلاثة أيام، وذلك بحسب مدى تعقيد هيكل التسعير الخاص بك. لا توجد رسوم اشتراك بعد ذلك، فالأداة تعمل على حسابك في جوجل.
اترك تعليقاً