Lorsque l’on gère une TPE, une PME ou même une auto-entreprise, et qu’on doit jongler avec pas mal de charges (charges fixes, variables, fournisseurs, exceptionnelles, etc…), il n’est pas forcément aisé de s’y retrouver en termes de pilotage de la trésorerie.
Le contrôle de gestion est l’une des solutions permettant de calculer très finement les coûts de production ou de main d’œuvre rapportés à une tâche, une production ou à un produit. Toutefois, il s’agit d’une discipline pointue qui n’est pas forcément à la portée de tous, que ce soit en termes de compétence ou tout simplement de temps.
Du coup, en cherchant à piloter mes différentes activités, j’ai cherché un outil super simple qui me permettrait, avec un tableau synthétique qui prendrait 2 minutes à survoler, une façon de suivre en temps réel les charges par type de charges, et surtout d’avoir une sorte de résultat effectif mois par mois.
Quelque chose de vraiment pas compliqué et accessible à tous, sans fonctionnalités compliquées et qui ne nécessite pas de compétences particulières. Comme je n’ai pas trouvé d’outil super simple et surtout accessible en termes de prix, je me suis résolu à créer moi-même un petit tableau de bord de pilotage de la trésorerie et de suivi des charges sur Google Sheets.
Pour ce faire, j’ai tout simplement connecté Zapier à Google Sheets via Dext. Dext est un outil de numérisation des factures qui envoie à votre expert-comptable les factures à retraiter. À l’usage, Dext reconnaît automatiquement le fournisseur en question et classe la facture dans le bon compte de charge (le fameux code comptable).
Du coup, il a suffi de dire à Dext d’envoyer les factures à Google Sheets via l’outil d’automatisation qu’est Zapier, et à chaque facture numérisée, une ligne est créée sur Google Sheets avec les montants de la factures (HT, TTC et TVA), le nom du fournisseur, le compte de charge et bien sûr la date.
À partir de là, dans un autre onglet, il suffit de créer une ligne par compte de charge et de sommer les montants par compte de charge et par mois par exemple, de façon à obtenir, pour chaque mois, le montant HT lié à tel ou tel compte de charge.
A la fin, vous rentrez votre chiffre d’affaires mensuel, éventuellement vos autres charges (salaires, TVA due et TVA déductible) et vous avez un espèce de résultat au moins approximatif, à condition d’avoir vraiment réuni et numérisé toutes vos factures, et en vérifiant de temps en temps que vos factures sont bien classées dans le bon compte de charge, surtout sur les nouveaux fournisseurs pas forcément identifiés par Dext.
Alors attention, ça n’était pas forcément facile de convertir les formats numériques envoyés par Dext, qui sont des formats anglosaxons, avec un fichier Google Sheets français, du coup j’ai dû paramétré le fichier Google Sheets au format « Royaume Uni » pour éviter les bugs de calcul.
Si ce fichier peut aider, je le laisse en libre téléchargement, et bien sûr, il est amené à évoluer avec le temps en fonction des besoins de chacun…
Concernant le paramétrage à faire dans Zapier, le voici :
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