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Réflexions entrepreneuriales

Productivité : faire un planning hebdomadaire ou mensuel partagé grâce à Google Sheets

Voici un tutoriel qui va vous permettre de créer, gérer et mettre à jour un planning partagé grâce à Google Sheets. L’idée consiste à créer un planning de la semaine extrêmement simple sur Google Sheets, puis à soumettre ce planning à votre équipe et être notifié de leur confirmation aux heures prévues.

Un outil simple mais très efficace pour des entreprises qui travaillent sous forme de « shifts » et avec pas mal d’intervenants (exemple type : l’hôtellerie par exemple). Plutôt que d’envoyer le planning de chacun par SMS et de perdre un temps fou à le faire, voici une solution globale, simple et facile à mettre en oeuvre.

Il s’agit dans un premier temps de créer le planning de la semaine. Le planning le plus simple consiste à lister les jours dans la colonne de gauche, puis les noms de ceux qui forment le staff dans la première ligne du haut. A partir de là, le manager fait des croix ou des créneaux horaires pour chaque membre de l’équipe.

Seulement voilà, deux problématiques risquent de se poser :

  • Comment envoyer à chaque membre du staff son propre planning sans partager tout le planning de l’équipe ?
  • Comment notifier tout le monde d’un seul coup par mail dès que le planning est prêt, sans avoir à envoyer un message à chacun ?

Grâce à Google Sheets, vous pourrez répondre sereinement à ces deux problématiques, d’une part en segmentant le partage de votre planning à vos différents collaborateurs, et d’autre part en notifiant tout le monde via Google Sheets lorsque le planning est prêt, et en étant vous-même notifié lorsque chacun de vos collaborateurs vous confirme que le planning lui convient.

Pour ce faire, j’ai scindé ce guide en deux articles :

 

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