Hier ist ein Tutorial, mit dem Sie mithilfe von Google Sheets einen gemeinsamen Zeitplan erstellen, verwalten und aktualisieren können. Die Idee besteht darin, einen äußerst einfachen Zeitplan für die Woche in Google Sheets zu erstellen, diesen Zeitplan dann an Ihr Team zu übermitteln und zu den geplanten Zeiten über dessen Bestätigung benachrichtigt zu werden.
Ein einfaches, aber sehr effektives Tool für Unternehmen, die im Schichtbetrieb und mit vielen Stakeholdern arbeiten (typisches Beispiel: die Hotelbranche). Anstatt den Terminkalender aller per SMS zu verschicken und damit viel Zeit zu verschwenden, gibt es hier eine globale Lösung, die einfach und leicht zu implementieren ist.
Der erste Schritt besteht darin, den Zeitplan für die Woche zu erstellen. Der einfachste Zeitplan besteht darin, die Tage in der linken Spalte aufzulisten und dann in der ersten Zeile oben die Namen der Mitarbeiter anzugeben. Von dort aus erstellt der Manager für jedes Teammitglied Kreuze oder Zeitfenster.
Es können jedoch zwei Probleme auftreten:
- Wie kann ich jedem Mitarbeiter seinen eigenen Zeitplan zusenden, ohne den gesamten Teamplan zu teilen?
- Wie kann man alle gleichzeitig per E-Mail benachrichtigen, sobald der Zeitplan fertig ist, ohne allen eine Nachricht senden zu müssen?
Dank Google Sheets können Sie auf diese beiden Probleme ruhig reagieren, indem Sie einerseits die Freigabe Ihres Zeitplans für Ihre verschiedenen Mitarbeiter segmentieren und andererseits alle über Google Sheets benachrichtigen, wenn der Zeitplan fertig ist. Und indem Sie selbst benachrichtigt werden, wenn jeder Ihrer Mitarbeiter bestätigt, dass der Zeitplan zu ihm passt.
Zu diesem Zweck habe ich diesen Leitfaden in zwei Artikel aufgeteilt:
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