لديك التمويل، أ مشروع، وفريق داخلي مخصص ل ادارة مشروع. أيضاً. الآن يتحول كل انتباهك إلى تطوير المشروع، وباعتبارك رجل أعمال جيد يراقب تكاليفه ويرغب في الاستعانة بالخبراء، فقد قمت بإطلاق دعوة لتقديم العطاءات ووجدت متعاونين خارجيين (مستقلين، مستشارين، فرق خارجية) لرعاية تطوير مشروعك في أفضل الأسعار ومع الخبرة المناسبة. وبعبارة أخرى، لديك الاستعانة بمصادر خارجية للترميز أو التصميم أو أي جزء آخر متعلق بتطوير مشروعك.

ولكن بعد ذلك، كيف يمكنك التأكد من أن البرمجة ستتم وفقًا لاهتماماتك، وهي:

- ستكون قادرا على استعادة الوصول إلى الوظيفة الفنية في اي لحظة ؛
- ال وقت يتم احتساب المخصص للعمل على أساس صادقة وواقعية.
– تتم الصيانة وفقا ل الاحتياجات الحقيقية والمقدرة من حيث التكلفة التي تتناسب مع هذه الاحتياجات الحقيقية؛
- إلخ…

يتميز معظم مطوري الويب، وخاصة في فرنسا، بالجودة والاحترافية والنزاهة. كل ما عليك فعله هو إلقاء نظرة على المحفظة لمعرفة ما إذا كان الفريق الذي تريد الاستعانة بمصادر خارجية لتطوير الويب الخاص بك جديرًا بالثقة أم لا.

ولكن قد يحدث أن يتم استدعاء المطورين الخارجيين، لأسباب تتعلق بالتكلفة، لمزيد من المهام لمرة واحدة أو بشكل متكرر لتوفرهم الفوري. ولذلك، إذا لم تكن هناك علاقة شراكة حقيقية بين مدير المدرسة ومقدم الخدمة، المخاطر المرتبطة بآثار الوكالة يمكن أن تظهر. دعونا نرى أي منها وكيفية الحد منها، بعد أن نتذكر بإيجاز ما هي معضلة الوكالة.

ملاحظة: هذا الفصل هو التاسع في سلسلة من دورة تدريبية حول الإدارة 2.0، ويمكن الاطلاع على ملخصها هنا.

تذكير حول نظرية الوكالة

ال معضلة الوكالة نماذج العقد الذي بموجبه يقوم المدير بتعيين وكيل للقيام بالمهمة نيابة عنه. تتضمن هذه المهمة أ تفويض صلاحية معينة للوكيل. مثال: صاحب العمل والموظف والمساهم والمدير.

ولذلك، هناك نوع معارضة المصلحة بين الموكل والوكيل لأنه يسعى المدير إلى تعظيم رأس ماله (المنافع المرتبطة بالمهمة الموكلة) وعلى الوكيل استثمار جزء من رأس ماله مقابل قيامه بالمهمة. وهذا الاختلاف في المصالح سيؤدي إلى نوعين من الإجراءات المتناقضة:

– سيتعين على الموكل الكشف عن جزء أو كل المعلومات المتعلقة بالمشروع حتى يتمكن الوكيل من تنفيذ المهمة: مثال لجان المراقبة التي شكلها المساهمون على مديري الشركة عقب الأزمة المالية.
– الوكيل سوف يريد الحفاظ على سلطة اتخاذ القرار والفوائد التي تأتي معها.

وبالتالي، فإن ما يسمى بعلاقة الوكالة يؤدي إلى تكاليف مراقبة تهدف إلى الحد من المخاطر التالية:

– عدم تناسق المعلومات : مثال للعميل والميكانيكي. من الواضح أن هذا الخطر يؤخذ في الاعتبار لأن عدم تناسق المعلومات هذا هو أساس العقد، لأننا نفوض لأننا نعتبر الوكيل أكثر توفرًا بالتأكيد، ولكنه أيضًا أكثر كفاءة لتنفيذ المهمة.
– الخطر الأخلاقي : عدم الالتزام بالاتفاقيات المبرمة في العقد.
– ضد الاختيار : اختيار المدير لخدمة ذات جودة أقل، وحالة المستفيد المجانية للوكيل. وبما أن الأخير هو في قلب العملية، فيمكنه التلاعب بالمعلومات الخاضعة لسيطرته وإبلاغ المدير فقط بما يخدم مصلحته، وليس مصلحته.

للحصول على معلومات، علاقة وكالة هو أساس سياسة حوكمة الشركات، وهو الاتجاه الحالي الذي يتمثل في إعادة السلطة إلى المساهمين (المساهمين) بدلاً من المديرين، من خلال السماح للأول بأن يكون له حق السيطرة على الإجراءات التي يتخذها الأخير، على أساس الافتراض الذي بموجبه مصلحة المساهمين يخدم مصلحة المالكون (أصحاب المصلحة: الموظفون، الموردون، الشركاء، البيئة، إلخ).

علاقة الوكالة في الأعمال الإلكترونية

الآن بعد أن وضعنا الأفكار في مكانها الصحيح حول علاقة وكالة، يمكننا بسهولة إجراء القياس معالاستعانة بمصادر خارجية.

من خلال التعاقد من الباطن على نظام المعلومات الخاص بها أو تطوير موقعها الإلكتروني أو الشبكة الداخلية أو الشبكة الخارجية، فإننا نفوض جزءًا من سلطة اتخاذ القرار الفني للفرق. لذلك، فإن هذا العقد بين الشركة والمقاول من الباطن يخلق بطبيعته علاقة وكالة، حيث يكون الموكل (الشركة أو الإدارة) سوف تسعى للحصول على رؤية كاملة على المعلومات التي يعالجها الوكيل (المقاول من الباطن أو قسم تكنولوجيا المعلومات)، أثناء الوكيل سوف تستفيد بطبيعتها من عدم تناسق المعلومات لصالحهاحيث سيكون قادرًا على اللعب في المفاوضات أو الحفاظ على السيطرة الإستراتيجية على الشركة.

وهذا يقودنا إلى التساؤل عن كيفية الحد من المخاطر والتكاليف الناجمة عن هذه العلاقة بين الوكالات، خاصة بالنسبة للمهام ذات الصلة بالرقمية.

10 نصائح لتقليل المخاطر

تحديد مواصفات واضحة وشاملة وتطلعية

دون الوقوع في الإفراط في المعلومات التي تؤدي إلى نتائج عكسية، فهو على وشك يتوقع جميع المواقف والاحتياجات المنبع، في محاولة لتسليط الضوء على المواقف الواضحة والضمنية. اسمحوا لي أن أشرح بمثال بسيط للغاية: إذا ذكرت في احتياجاتك نموذج اتصال مستخدم، فيجب عليك شرح المواقف المحتملة المختلفة التي يمكن توقعها للمطور، بدءًا من فقدان كلمة المرور إلى رسالة الخطأ إذا لم يتم التعرف على المعرفات . الفكرة هي أن تكون دقيقًا ولا تخبر نفسك أن المطور يجب أن يخطط لما يبدو واضحًا لك، لأن لديه ما يكفي من العمل للقيام بذلك.

من الممكن، بالنسبة للمشاريع المعقدة، الاتصال بها تصميم لتوصيل احتياجاتنا للمطورين.

تطوير علاقة شراكة بدلاً من العلاقة الهرمية

حتى لو أثبت القانون أنك على حق، فمن الأفضل أحيانًا تجنب النزاعات عندما يكون هناك سوء فهم أو عدم فهم. في الواقع، حتى في العلاقة "صاحب العمل - الموظف"، نحن نترك الإدارة تدريجياً من خلال الطاعة والحضور لننتقل نحو علاقة تعاونية تتميز بالبحث وتنمية المواهب والإبداع. وفي هذا السياق، يبدو من غير المناسب إلقاء محاضرة على الخبراء الذين عهدت إليهم بمهمة ما.

لذلك، بدلاً من اللعب على ساعات العمل في العقد، من الأفضل التركيز على الأخير جودة العمل المقدمة، تحديد المواعيد النهائية وفقا لجدول توقعات واقعي ولكن مرن إلى حد ما، وجود هامش صغير من المناورة و المرونة الممنوحة للفريق الفني سواء من حيث ساعات العمل ولكن أيضًا وقبل كل شيء من حيث المبادرة والإبداع، الالتزام بالعمل على امد طويل إذا تم اعتبار العمل فعالاً، وإبراز تعاونك بشكل علني (إذا لم تكن لديك مصلحة في إخفاء هوية المقاول من الباطن).

من خلال إعطاء الأولوية للتعاون، سوف تحصل على معلومات أكثر من الالتزام.

استخدم نفس أنظمة المعلومات

لقد ذكرت هذه النقطة في مقالتي حول اختيار الموردين على أساس التمكن من نظم المعلومات : لإتاحة التواصل الجيد بين مدير المشروع وصاحب المشروع ومورد الحلول التقنية، يجب على الجميع استخدامه نفس اللغة، على نفس البرنامج. ولذلك فمن الضروري التأكد من ذلك توحيد نظم المعلومات المستخدمة، واستخدام لغة يفهمها الجميع إذا لم يترجمها أشخاص رئيسيون أكفاء.

جدولة اجتماعات استخلاص المعلومات

قد يبدو الأمر سخيفًا، لكن بعض الشركات الصغيرة والمتوسطة تطلب موقعها وتنتظر سقوطه من السماء، دون متابعة الملف عن كثب أو عن بعد. ولذلك فمن الضروري توفير اجتماعات رسمي ل مراقبة التقدم المحرز في المشروع (في الواقع أو عن طريق الفيديو)، ودعوة الأطراف المعنية إلى هذه الاجتماعات حسب النقاط المطروحة (المحامي، مدير المشروع التسويقي، مساعد إدارة المحتوى، إلخ).

تعيين مدير للمشروع

داخلي أو استشاري، توكل إليه مراقبة تطور المشروع. لديه عمومًا مصلحة في أن تسير المهمة على ما يرام لأنك تعهد إليه بمسؤولية، وهو موظف لديك.

ومن الضروري التأكد من أن مدير المشروع هو خبير في المجال قيد النظر، وأنه يستطيع ذلك لفهم و أنتم يترجم اللغة التي يستخدمها المهندسون، خاصة إذا كانوا يقيمون في الخارج ولديهم الكثير من العملاء الآخرين.

جهز خروجك

مهما حدث، يجب عليك دائما الاستعداد للنزهة الخاصة بك، لأنك لا تعرف أبدًا ما سيأتي به الغد. لذلك يجب عليك التفاوض، منذ البداية، على الوصول إلى جميع المكاتب الخلفية، والشفافية الكاملة بشأن المعرفات المستخدمة، والنسخ الاحتياطي الدائم، والوصول إلى السجلات (الأرشيفات)، والإحصائيات، وما إلى ذلك.

إذا كنت ترغب في تغيير مزود الخدمة أو استعادة المعلومات، فيجب أن يكون ذلك ممكنًا بسرعة وفي أي وقت. لذا عليك يتوقع في جميع الأحوال، واطلب أعظمها الشفافية ممكن لمزود الخدمة الخاص بك.

لا تقبل الإجابات المراوغة وعدم تنفيذ العقد

على الرغم من أنه يجب تفضيل التعاون على العلاقات الهرمية، إلا أن ذلك غني عن القول أن الموظف الذي يحجب المعلومات ليس موظفًا جيدًا. إذا واجهت هذه المشكلة بشكل متكرر، فلا تتورط في التوسل إلى الوكيل لتزويدك بالمعلومات: كن حازمًا وواضحًا ولكن دائمًا مهذبًا، مع ضمان الامتثال للتشريعات.

في حالة عدم الالتزام بالبنود المحددة في العقد، قم بحماية ظهرك من خلال مطالبة محامٍ أو حقوقي بمساعدتك في التصديق على الأدلة على عدم الالتزام هذا وعلى المسار الذي يجب اتباعه. لا تتصرف أبدًا بشغف، بل دائمًا برباطة جأش وبصيرة، وقم ببناء ملفك الذي يوضح سوء نية المقاول من الباطن.

خذ اختبارات مصورة أو لقطات شاشة

غالبًا ما يحدث أن الوحدة لا تعمل كما هو مطلوب. ومن خلال الإبلاغ عن الأخطاء للفنيين، قد لا يتمكنون من إعادة إنتاج هذه الأخطاء. لتجنب أي سوء فهم قد يؤدي إلى تدهور علاقاتكم، أحثكم على ذلك دائمًا تصوير اختباراتك أو التقاط لقطات شاشة للمشكلات التي تمت مواجهتها أثناء الاختبارات بائع تجزئة بتسلسل زمني كيف وصلت إلى هذه الأخطاء، وبأي نوع من الأجهزة.

ثق بالمقاول من الباطن الخاص بك

أو كيف لا نخلق موقفًا متوترًا حتى في حالة عدم وجود مشكلة، من خلال عدم الثقة المفرط أو التحيز التأكيدي. يجب ألا تشك في الشخص الذي يجب أن يصبح شريكك التقني لأسباب لا تعنيه، مثل تجربة سيئة مع مطور سابق على سبيل المثال. اترك دائمًا التفاؤل وأظهر ثقتك في فريقك الفني، من أجل خلق مستوى معين من الالتزام.

إشراك مزود الخدمة في استراتيجيتك

من المؤكد أن مشاركة مزود الخدمة الخاص بك في استراتيجيتك يخلق اعتماداً عليه للوهلة الأولى، ولكن إذا تم إرساء الشفافية وإيصال المعلومات، فإن هذا سيسمح بمشاركة الهدف المشترك والاعتماد الفاضل، أي أنه إذا كان عملك يعمل بشكل جيد، فإن مزود الخدمة الخاص بك سوف يجني الفوائد من خلال زيادة الطلبات والمهمات.

ولذلك، من خلال التواصل حول أهدافك، يمكنك يتضمن المهندسين في وضع استراتيجية مشتركة، مما يدفع الفريق الفني إلى التواصل حول كيفية عملهم وتزويدك بالمعلومات التي تحتاجها.

لكن كن حذرًا، يجب التعامل مع هذه النقطة الأخيرة بعناية كبيرة: يجب أن تعرف كيفية حماية البيانات الإستراتيجية السرية، والحفاظ على مستوى معين من الاستقلالية من أجل التأثير على المفاوضات.

الفصل العاشر: النوعان الرئيسيان للاتصالات عبر الويب للشركات الصغيرة والمتوسطة »

"الفصل الثامن: ثقافة الابتكار، كيفية رقمنة المنظمة من الداخل؟