Come gestire le scorte del tuo ristorante: test e revisione della soluzione Koust

Sono ormai diversi anni che utilizzo la soluzione Koust, che è più o meno la soluzione concorrente di Inpulse (più focalizzata sull'intelligenza artificiale, anche se Koust sembra recuperare terreno su questo aspetto), e poiché molti colleghi ristoratori mi chiedono come gestisco le scorte tra i diverse strutture per le quali lavoro, questo articolo sotto forma di “crash test” costituirà una sorta di risposta.

Koust è un'app e un sito Web per la gestione dei ristoranti progettato per aiutare ristoratori e albergatori a gestire tutti gli aspetti della loro struttura.

Ecco fondamentalmente le diverse caratteristiche di Koust, con un focus su quelli che uso di più, ed infine i vantaggi, che esporrò rapidamente perché le funzionalità parlano da sole e sono in sostanza i vantaggi di Koust, e i limiti, su cui mi soffermerò ulteriormente perché se la soluzione è attualmente molto soddisfacente, trarrebbe grande beneficio da un miglioramento.

2) Funzionalità di base: effettuare gli ordini ai fornitori

In origine, molti ristoranti utilizzavano il cioccolato ordinandolo dal proprio fornitore. Il punto in cui Choco è stato molto forte è che inizialmente si è posizionato come un semplice strumento di ordinazione che ha semplificato la vita dei ristoranti e dei loro fornitori, evitando così il telefono e i lunghi elenchi cartacei, per poi ruotare come un'Amazon di fornitori e grossisti, allontanandosi dalle gestione delle scorte.

È qui che una soluzione come Koust – o Inpulse se è per questo – può rendere la vita più facile ai ristoratori. L'idea iniziale è quella di inserire le vostre referenze (ingredienti, materie prime, bevande, ecc.) e i vostri fornitori.

Fatto ciò non dovrai fare altro che effettuare i tuoi ordini, che verranno automaticamente inviati via email ai tuoi fornitori. Potrai quindi sapere nella versione WEB di Koust se il fornitore ha aperto il tuo ordine, per essere sicuro che sia stato adeguatamente preso in considerazione.

Una volta ricevuti gli ordini, Koust consente, attraverso la sua applicazione mobile o direttamente sulla sua versione WEB su computer, di confermare la ricezione dell'ordine e, soprattutto, di convalidare le quantità della merce ricevuta. In caso di errore, Koust invia una notifica al fornitore con la creazione di una nota di credito.

Questo per l'aspetto complessivo di questa funzionalità, alla quale si aggiungono tutta una serie di opzioni molto pratiche per i ristoratori (mercurial, stampa del modulo d'ordine, ecc.) e che non elencherò qui perché porterebbe troppo tempo.

2) Monitoraggio dell'inventario in tempo reale

La seconda funzionalità che deriva dalla prima è che, ricevendo il cibo, tu, come manager, conosci le quantità attualmente immagazzinate nel tuo stabilimento.

Potrai quindi monitorare in tempo reale i livelli delle scorte, ricevere notifiche per i riassortimenti e gestire gli ordini dei tuoi fornitori. Ciò ti consente di ridurre al minimo le carenze di scorte, ottimizzare i tuoi ordini e controllare i costi, contribuendo così a una migliore redditività del tuo ristorante.

In pratica, come fa Koust a sapere che ci sono state delle uscite? Sui prodotti semplici di acquisto-rivendita, come ad esempio le bevande, Koust saprà quante bevande hai venduto collegandosi al software POS e generando la tua Z la sera, Koust aggiornerà lo stock attuale. Pertanto, effettuando inventari regolari, potrete confrontare lo stock effettivo osservato con lo stock puramente teorico calcolato da Koust, e individuare così alcune discrepanze.

Per conoscere l'output dei materiali lavorati, sarà prima necessario creare ricette dagli ingredienti precedentemente inseriti, il che mi porta alla 3a funzionalità.

3) Creazione di schede ricette e calcolo dei prezzi di costo

Koust consente di salvare e organizzare tutte le informazioni relative alle proprie ricette, inclusi ingredienti, quantità, costi e fasi di preparazione. Così, grazie alla soluzione, hai accesso al prezzo di costo di ciascuna delle tue ricette, a condizione che tu abbia inserito i prezzi di acquisto corretti.

Si tratta di un enorme passo avanti per i ristoratori che possono stimare con maggiore precisione le spese legate a ogni piatto, controllare i margini e adeguare i prezzi di conseguenza. Inoltre, centralizzando i dati delle ricette, Koust rende più semplice aggiornare le informazioni, tenere traccia delle variazioni nei costi degli ingredienti e prendere decisioni informate per massimizzare la redditività dello stabilimento.

Quindi, come per l'esempio delle bevande, se hai una ricetta per una poke bowl che utilizza 90 g di salmone e 150 g di riso e dopo 2 giorni ti rendi conto che Koust stima la tua scorta oltre la scorta effettivamente osservata di salmone e riso, lo farai poter agire affinché i cuochi abbiano la mano un po' meno pesante durante il servizio, o eventualmente rivalutare il prezzo di vendita per rispettare i propri margini.

4) Il cruscotto

Il dashboard è una pagina del dashboard Koust che consente ai ristoratori di visualizzare le principali statistiche mensili del loro locale, come fatturato, margine lordo e valore degli acquisti, consentendo loro così di monitorare e analizzare la performance finanziaria del proprio ristorante.

5) Gestione fatture fornitori

Un'altra caratteristica pratica di Koust è la gestione delle fatture dei fornitori. Questo strumento di Koust ti permette di gestire le fatture dei fornitori, di scoprire se sono state pagate o meno e di esportare tutto questo nella contabilità.

Questo strumento ti consente di gestire il flusso di cassa e gestire i ritardi di pagamento.

6) Lo strumento inter-establishment

La funzionalità che mi piace molto è la gestione interstabilimento. Koust permette di far passare uno degli stabilimenti prescelti, per il quale sarà quindi necessario pagare un abbonamento speciale, come stabilimento fornitore degli altri stabilimenti. Ciò è particolarmente pratico per le catene di ristoranti, il cui laboratorio produce per i propri negozi.

In pratica, ogni giorno, i punti vendita generano un ordine dal loro laboratorio, e questo laboratorio dispone quindi di una scheda di produzione globale, che potrà eseguire tramite PDF stampabile.

Ogni ricetta può essere dichiarata "completata", il che consente a Koust di continuare a calcolare le scorte attuali in base alla lavorazione della merce, alle scorte degli ingredienti precedentemente inserite e alle schede delle ricette correttamente configurate e rispettate dal personale della cucina.

Koust, infine, permette di realizzare schede di ricette per cuochi, con la quantità desiderata di prodotti da preparare.

Una volta pronta la produzione, il trasportatore effettuerà la consegna ai punti vendita, e questo si concretizzerà in Koust come un vero e proprio ordine di acquisto tra il laboratorio e le filiali, che dovrà essere convalidato dalla parte della filiale per aumentare la “vendita”.

7) Igiene, calorie e tante altre funzionalità

Koust prevede altre funzionalità utili come tutto ciò che riguarda l'igiene, la tracciabilità ma anche le etichette che indicano il numero di calorie e di macronutrienti per ogni prodotto, o anche Menu engineering, nella sua versione intermedia. E per i più motivati esiste una versione “business” più costosa, comprensiva di previsione tramite intelligenza artificiale, che non ho testato personalmente.

Le tariffe

I prezzi vanno da 960 €/anno per la versione entry-level, fino a 2.160 €/anno per la versione business, ed esiste una versione intermedia a 1.560 €/anno. Qui troverai la tabella riepilogativa completa dei pacchetti e delle funzionalità, per scegliere quello più adatto alle tue esigenze.

L'opzione “inter-establishment” è un'estensione aggiuntiva a pagamento, proprio come l'opzione “igiene”.

I vantaggi di Koust

Per il momento questa è la soluzione che continuo ad utilizzare, prova ne è che in generale ne sono soddisfatto. Una volta adattata la soluzione, è molto difficile immaginare come potremmo lavorare senza di essa.

Non si tratta, inoltre, di una soluzione lanciata da una start-up spinta dalla raccolta fondi e il cui unico obiettivo è farsi rilevare, bensì da un team di appassionati, a cominciare dal suo fondatore, ex ristoratore con esperienza professionale.

La soluzione fornisce anche un centro assistenza, con numerosi video ed esercitazioni per iniziare.

Infine, la soluzione è super completa e i team sono super reattivi nel rispondere alle domande, sia tramite e-mail che tramite chat.

I limiti di Koust

Il limite principale di Koust è la sua propensione a voler coprire tutte le funzionalità possibili e immaginabili. E inseguendo tutte le lepri contemporaneamente, la soluzione a volte tende più verso la fabbrica del gas che verso la sognata soluzione a 360°.

Poi, diciamo la verità, l'esperienza d'uso è molto... obsoleta, e spesso piuttosto lenta nel caricamento. La grafica è a dir poco datata e le incongruenze sono innumerevoli, soprattutto sull'applicazione mobile, che non è molto pratica. Ad esempio, per cambiare struttura, dovrai effettuare diversi clic accidentali (non meno di 4 azioni!), e non uno solo, come avviene su qualsiasi dashboard multi-account.

Un altro grosso difetto, nell'era della mobilità, è che sarà quasi impossibile per te gestire i tuoi trasferimenti tra stabilimenti sulla versione web mobile (questa funzionalità non è disponibile sull'app), perché le pagine di ordinazione che dovrebbero essere reattivi sono completamente illeggibili. Avrai quindi bisogno di avere un computer sempre con te, anche in vacanza…

Poi c'erano parecchi bug che segnalavamo spesso, che ci davano l'impressione più di essere beta tester che di clienti, senza alcun gesto commerciale da parte del team di vendita.

Un altro problema è la mancanza di notifiche, sia via email che sull'app mobile. Quando esaurisci le scorte di alcuni prodotti sensibili o quando un fornitore non ha aperto il tuo ordine, sarebbe saggio inviare un promemoria ai gestori.

Ancora un altro problema è la disconnessione accidentale della sessione. Fondamentalmente, dovrai connetterti a OGNI lancio di Koust, sia sull'app che sul web, il che, nel web di oggi, è una sciocchezza. Peggio ancora, è impossibile aprire 2 schede contemporaneamente per verificare le informazioni di un altro stabilimento con un clic del mouse, ad esempio mentre si effettua un ordine. Questo ti disconnette automaticamente o ti trasferisce all'altro stabilimento senza che tu te ne accorga...

L'inventario è anche fonte di errori, perché quando ne generi uno e vuoi correggere un valore, ti è del tutto impossibile farlo, se non fare una sottrazione, che ancora una volta, da un punto di vista operativo, è onnipresente per non dire altro.

Anche il gap stock reale/stock teorico di cui parlavo prima è difficile da comprendere, soprattutto in termini di scelta delle date da fare, e probabilmente dovrà perdere buona parte degli utenti che non hanno fatto calcoli avanzati.

Anche scattare foto di ordini di acquisto o fatture dal lato dell’app mobile è totalmente folle; basterebbe una rapida occhiata a qualsiasi app di messaggistica o di appuntamenti per sapere come integrare correttamente una funzionalità di “fotocamera per l’esperienza utente” in un’app mobile.

L'elenco degli alimenti viene inoltre visualizzato in ordine di ultima modifica, ed è del tutto impossibile visualizzare ingredienti e ricette in ordine predefinito, ad esempio in base a categorie o semplicemente in ordine alfabetico, in modo da visualizzare per primi i più rilevanti ad esempio, oppure per cercare a prima vista un determinato ingrediente in ordine alfabetico senza passare dalla barra di ricerca.

Infine, il prezzo è come la soluzione: complicatissimo, abbastanza caro al punto che ci perdiamo completamente e spesso, come ristorante, non sappiamo quale soluzione sia adatta a noi.

Infine, sono le parti “effettuare un ordine”, “definire una ricetta” e quindi logicamente “costo di una ricetta” ad essere le meglio realizzate e quindi le più semplici da utilizzare. Per il resto c’è ancora molto da fare in termini di pedagogia e fluidità.

Koust trarrebbe vantaggio da una sorta di “shock di semplificazione”, come direbbe l'altro, sia in termini di esperienza d'uso che in termini di prezzo, proponendo ad esempio 3 prezzi semplici, e una soluzione molto più “UX” compatibile.

Insomma, la soluzione è sicuramente molto completa, ma la trappola per il ristoratore consiste nel pagare uno strumento ancora molto costoso, per poi utilizzare alla fine il 5% della soluzione, perché manca di semplicità.

Tuttavia, per i brand esperti che dispongono di personale dedicato alla gestione dell’inventario, questo strumento può costituire una vera e propria miniera d’oro, sia in termini di ottimizzazione dei margini, sia in termini di tracciabilità degli ordini. Ma per un principiante la soluzione può diventare rapidamente un percorso a ostacoli lungo, alquanto incomprensibile e costoso.

Conclusione

Koust è un potente strumento per la gestione del ristorante, che offre funzionalità avanzate per semplificare le operazioni quotidiane, e non c'è dubbio che con un po' di design e fluidità, un po' di intelligenza artificiale per la gestione degli ordini e un'app mobile più ergonomica, lo strumento sarà il la soluzione definitiva per i ristoratori.

Visita Koust per testare la soluzione.