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Cómo gestionar el stock de tu restaurante: prueba y revisión de la solución Koust

Llevo varios años utilizando la solución Koust, que es más o menos la solución competidora de Inpulse (más centrada en la IA, aunque Koust parece estar poniéndose al día en este aspecto), y como muchos colegas restauradores me preguntan cómo gestiono las existencias entre los diferentes establecimientos para los que trabajo, este artículo en forma de “prueba de choque” constituirá una especie de respuesta.

Koust es una aplicación y un sitio web de gestión de restaurantes diseñado para ayudar a restauradores y hoteleros a gestionar todos los aspectos de su establecimiento..

Aquí está básicamente las diferentes características de Koust, con un enfoque en los que más uso, y al final las ventajas, que repasaré rápidamente porque las funcionalidades hablan por sí solas y son en esencia las ventajas de Koust, y los límites, sobre los cuales me expandiré. más porque Si la solución es actualmente muy satisfactoria, sería muy beneficioso mejorarla..

2) Funcionalidad básica: realizar pedidos a proveedores

Originalmente, muchos restaurantes utilizaban chocolate para pedirlo a su proveedor. Donde Choco fue muy fuerte fue en que inicialmente se posicionaron como una simple herramienta de pedidos que simplificaba la vida de los restaurantes y sus proveedores, evitando así el teléfono y las largas listas en papel, para finalmente girar como un Amazon de proveedores y mayoristas, alejándose de los procesos internos. la gestión del inventario.

Aquí es donde una solución como Koust (o Inpulse, en realidad) puede hacer la vida más fácil a los restauradores. La idea inicial es introducir tus referencias (ingredientes, materias primas, bebidas, etc.) y tus proveedores.

Una vez hecho esto, solo tendrás que realizar tus pedidos, que se enviarán automáticamente por correo electrónico a tus proveedores. Entonces sabrá en la versión WEB de Koust si el proveedor ha abierto su pedido, para tener la seguridad de que ha sido tenido debidamente en cuenta.

Una vez recibidos los pedidos, Koust permite, a través de su aplicación móvil o directamente en su versión WEB en ordenador, confirmar la recepción del pedido y, sobre todo, validar las cantidades de la mercancía recibida. En caso de error, Koust envía una notificación al proveedor con la creación de una nota de crédito.

Esto es por el aspecto general de esta funcionalidad, a la que se añaden un montón de opciones muy prácticas para los restauradores (mercuriales, impresión de la hoja de pedido, etc.) y que no detallaré aquí porque me llevaría demasiado tiempo.

2) Seguimiento de inventario en tiempo real

La segunda funcionalidad que resulta de la primera es que al recibir tu comida, tú como gerente conoces las cantidades actualmente almacenadas dentro de tu establecimiento.

De este modo, podrá controlar los niveles de stock en tiempo real, recibir notificaciones de reposiciones y gestionar los pedidos de sus proveedores. Esto te permite minimizar la escasez de stock, optimizar tus pedidos y controlar tus costes, contribuyendo así a una mejor rentabilidad de tu restaurante.

En la práctica, ¿cómo sabe Koust que ha habido salidas? En productos simples de compra-reventa, como bebidas por ejemplo, Koust sabrá cuántas bebidas has vendido en conexión a su software POS y al generar su Z por la noche, Koust actualizará el stock actual. De este modo, realizando inventarios periódicos, podrá comparar el stock real observado con el stock puramente teórico calculado por Koust y detectar así determinadas discrepancias.

Para conocer el rendimiento de los materiales procesados, primero será necesario crear recetas a partir de los ingredientes previamente ingresados, lo que me lleva a la 3ª funcionalidad.

3) Creación de hojas de recetas y cálculo de precios de coste.

Koust le permite guardar y organizar toda la información relacionada con sus recetas, incluidos ingredientes, cantidades, costos y pasos de preparación. Así, gracias a la solución, tendrás acceso al precio de coste de cada una de tus recetas, siempre que hayas introducido los precios de compra correctos.

Se trata de un gran paso adelante para los restauradores, que pueden estimar con mayor precisión los gastos asociados a cada plato, controlar los márgenes y ajustar los precios en consecuencia. Además, al centralizar los datos de las recetas, Koust facilita la actualización de la información, el seguimiento de los cambios en los costos de los ingredientes y la toma de decisiones informadas para maximizar la rentabilidad del establecimiento.

Entonces, como en el ejemplo de las bebidas, si tiene una receta de poke bowl que utiliza 90 g de salmón y 150 g de arroz, y después de 2 días, se da cuenta de que Koust estima su stock más allá del stock de salmón y arroz realmente observado, podrá actuar para que los cocineros tengan un poco menos de mano dura durante el servicio, o posiblemente reevaluar el precio de venta para respetar sus márgenes.

4) El tablero

El panel es una página en el panel de Koust que permite a los restauradores ver las estadísticas mensuales clave de su establecimiento, como la facturación, el margen bruto y el valor de las compras, permitiéndoles así monitorear y analizar el desempeño financiero de su restaurante.

5) Gestión de facturas de proveedores

Otra característica práctica de Koust es la gestión de facturas de proveedores. Esta herramienta de Koust permite gestionar las facturas de los proveedores, saber si han sido pagadas o no y exportar todo ello a contabilidad.

Esta herramienta le permite ayudarle a administrar su flujo de caja y gestionar los pagos atrasados.

6) La herramienta interinstitucional

La funcionalidad que más me gusta es la gestión entre establecimientos. Koust permite hacer pasar uno de los establecimientos elegidos, para lo cual será necesario pagar un abono especial, como establecimiento proveedor de los demás establecimientos. Esto es especialmente práctico para las cadenas de restaurantes, cuyos laboratorios producen para sus tiendas.

En la práctica, cada día, los puntos de venta generan un pedido desde su laboratorio, por lo que este laboratorio dispone de una hoja de producción global, que podrá ejecutar mediante un PDF imprimible.

Cada receta puede declararse como "completada", lo que permite a Koust seguir calculando las existencias actuales en función del procesamiento de los productos, de las existencias de ingredientes previamente ingresadas y de las hojas de recetas correctamente configuradas y respetadas por el personal de la cocina.

Por último, Koust permite realizar fichas de recetas para cocineros, con la cantidad deseada de productos a preparar.

Una vez lista la producción, el transportador entregará en los puntos de venta, y esto se materializa en Koust como una orden de compra real entre el laboratorio y las filiales, que deberá ser validada por la filial para incrementar la “venta”.

7) Higiene, calorías y muchas funciones más.

Koust ofrece otras funcionalidades útiles como todo lo relacionado con la higiene, la trazabilidad pero también etiquetas que indican el número de calorías y macronutrientes de cada producto, o incluso la ingeniería de menús, en su versión intermedia. Y para los más motivados, existe una versión “empresarial” más cara, que incluye previsión mediante inteligencia artificial, que no he probado personalmente.

Las tarifas

Los precios oscilan entre 960 €/año para la versión básica, hasta 2.160 €/año para la versión business, y existe una versión intermedia a 1.560 €/año. Aquí encontrará la tabla resumen completa de paquetes y características, para elegir el que mejor se adapta a tus necesidades.

La opción “entre establecimientos” es una extensión adicional de pago, al igual que la opción “higiene”.

Las ventajas de Koust

De momento esta es la solución que sigo utilizando y prueba de ello es que en general estoy satisfecho con ella. Una vez adaptada la solución, es muy difícil imaginar cómo podríamos trabajar sin ella.

Además, no se trata de una solución lanzada por una start-up impulsada por la recaudación de fondos y cuyo único objetivo es ser comprada, sino por un equipo de entusiastas, empezando por su fundador, un antiguo restaurador con experiencia profesional.

La solución también proporciona un centro de ayuda, con muchos vídeos y tutoriales para empezar.

Finalmente, la solución es súper completa y los equipos son súper receptivos para responder preguntas, ya sea por correo electrónico o chat.

Los límites de Koust

La principal limitación de Koust es su propensión a querer cubrir todas las funcionalidades posibles e imaginables. Y al perseguir todas las liebres a la vez, la solución tiende a veces más hacia la fábrica de gas que hacia la soñada solución de 360°.

Entonces, seamos honestos, la experiencia del usuario es muy... desactualizada y, a menudo, bastante lenta al cargar. Los gráficos están anticuados, por decir lo menos, y la cantidad de inconsistencias es enorme, especialmente en la aplicación móvil, que no es muy práctica. Por ejemplo, para cambiar de establecimiento, tendrás que hacer varios clics accidentales (¡al menos 4 acciones!), y no solo uno, como ocurre en cualquier panel multicuenta.

Otro defecto importante, en la era de la movilidad, es que le resultará casi imposible gestionar sus transferencias entre establecimientos en la versión web móvil (esta funcionalidad no está disponible en la aplicación), porque las páginas de pedidos que se supone que ser responsivo son completamente ilegibles. Por lo tanto, siempre necesitarás tener un ordenador contigo, incluso durante las vacaciones…

Luego, hubo bastantes errores que reportamos a menudo, lo que nos dio la impresión más de ser testers beta que de clientes, sin ningún gesto comercial por parte del equipo de ventas.

Otro problema es la falta de notificaciones, ya sea por correo electrónico o en la aplicación móvil. Cuando se agoten las existencias de determinados productos sensibles, o cuando un proveedor no haya abierto su pedido, sería aconsejable enviar un recordatorio a los responsables.

Otro problema más es la desconexión accidental de su sesión. Básicamente, tendrás que conectarte a CADA lanzamiento de Koust, ya sea en la aplicación o en la web, lo cual, en la web actual, es una tontería. Peor aún, es imposible abrir 2 pestañas al mismo tiempo para consultar información de otro establecimiento con un clic del ratón, por ejemplo, al realizar un pedido. Esto te desconecta automáticamente o te cambia al otro establecimiento sin que te des cuenta…

El inventario también es fuente de errores, porque cuando generas uno y quieres corregir un valor, te resulta completamente imposible hacerlo, excepto hacer una resta, lo que nuevamente, desde el punto de vista operativo, es omnipresente por decir lo menos.

La brecha entre stock real y stock teórico de la que hablé anteriormente también es difícil de entender, especialmente en cuanto a la elección de las fechas a realizar, y probablemente deba perder a buena parte de los usuarios que no han hecho matemáticas avanzadas.

Tomar fotografías de órdenes de compra o facturas en la aplicación móvil también es una locura: un vistazo rápido a cualquier aplicación de mensajería o citas sería suficiente para saber cómo integrar correctamente una función de “experiencia de usuario” en una aplicación móvil.

La lista de alimentos también se muestra en orden de última modificación, y es completamente imposible mostrar ingredientes y recetas en un orden predefinido, por ejemplo basado en categorías o simplemente en orden alfabético, para poder mostrar los más relevantes primero por ejemplo. o buscar un ingrediente concreto a primera vista en orden alfabético sin pasar por la barra de búsqueda.

Finalmente, el precio es como la solución: súper complicado, bastante caro hasta el punto de que nos perdemos por completo y muchas veces no sabemos, como restaurante, qué solución nos conviene.

Finalmente, son las partes “hacer un pedido”, “definir una receta” y por tanto lógicamente “coste de una receta” las que son las mejor hechas y por tanto las más sencillas de utilizar. Por lo demás, aún queda mucho por hacer en términos de pedagogía y fluidez.

Koust se beneficiaría de una especie de “shock de simplificación”, como diría el otro, tanto en términos de experiencia de usuario como de precio, proponiendo, por ejemplo, 3 precios simples y una solución mucho más “UX” compatible.

En definitiva, la solución es ciertamente muy completa, pero el problema para el restaurador consiste en pagar por una herramienta todavía muy cara, para acabar utilizando 5% de la solución, porque le falta sencillez.

Sin embargo, para las marcas experimentadas que cuentan con personal dedicado a la gestión de inventario, esta herramienta puede constituir una auténtica mina de oro, tanto en términos de optimización de márgenes como en términos de seguimiento de pedidos. Pero para un principiante, la solución puede convertirse rápidamente en una carrera de obstáculos larga, algo incomprensible y costosa.

Conclusión

Koust es una poderosa herramienta para la gestión de restaurantes, que ofrece funciones avanzadas para simplificar tus operaciones diarias, y no hay duda de que con un poco de diseño y fluidez, un poco de IA para la gestión de pedidos y una aplicación móvil más ergonómica, la herramienta será la La solución definitiva para los restauradores.

Visite Koust para probar la solución.

 

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