Wenn Sie eine VSE, ein KMU oder sogar ein selbstständiges Unternehmen leiten und viele Kosten (Fixkosten, variable Kosten, Lieferantenkosten, außergewöhnliche Kosten usw.) unter einen Hut bringen müssen, ist es nicht unbedingt einfach, sich darin zurechtzufinden Begriffe des Cashflow-Managements.

Die Managementkontrolle ist eine der Lösungen, die eine sehr detaillierte Berechnung der Produktions- oder Arbeitskosten im Zusammenhang mit einer Aufgabe, einer Produktion oder einem Produkt ermöglicht. Es handelt sich jedoch um eine Spezialdisziplin, die nicht unbedingt für jedermann zugänglich ist, sei es hinsichtlich der Fähigkeiten oder einfach der Zeit.

Während ich versuchte, meine verschiedenen Aktivitäten zu verwalten, suchte ich nach einem supereinfachen Tool, das mir mit einer Übersichtstabelle, deren Überfliegen zwei Minuten dauern würde, die Möglichkeit geben würde, die Gebühren nach Art der Gebühr und mehr in Echtzeit zu überwachen Alles, um Monat für Monat ein effektives Ergebnis zu erzielen.

Etwas, das wirklich nicht kompliziert und für jedermann zugänglich ist, ohne komplizierte Funktionen und keine besonderen Fähigkeiten erfordert. Da ich kein supereinfaches und vor allem preislich erschwingliches Tool gefunden habe, habe ich beschlossen, mir ein kleines Dashboard für das Cashflow-Management und die Ausgabenüberwachung auf Google Sheets zu erstellen.

Dazu habe ich Zapier einfach über Dext mit Google Sheets verbunden. Dext ist ein Tool zum Scannen von Rechnungen, das Rechnungen zur erneuten Verarbeitung an Ihren Buchhalter sendet. Im Einsatz erkennt Dext automatisch den betreffenden Lieferanten und ordnet die Rechnung dem richtigen Spesenkonto (dem berühmten Buchhaltungscode) zu.

Alles, was wir tun mussten, war Dext anzuweisen, die Rechnungen über das Zapier-Automatisierungstool an Google Sheets zu senden, und für jede gescannte Rechnung wurde in Google Sheets eine Zeile mit den Rechnungsbeträgen erstellt (ohne Steuern, inklusive Steuern und Mehrwertsteuer). der Name des Lieferanten, das Gebührenkonto und natürlich das Datum.

Von dort aus erstellen Sie einfach in einer anderen Registerkarte eine Zeile pro Gebührenkonto und summieren beispielsweise die Beträge pro Gebührenkonto und pro Monat, um für jeden Monat den Betrag ohne Mehrwertsteuer zu erhalten, der mit diesem oder jenem Gebührenkonto verknüpft ist.

Am Ende geben Sie noch Ihren monatlichen Umsatz, ggf. Ihre sonstigen Ausgaben (Gehälter, fällige und abzugsfähige Mehrwertsteuer) ein und schon haben Sie eine Art zumindest ungefähres Ergebnis, sofern Sie wirklich alle Ihre Rechnungen zusammengetragen und digitalisiert haben und dies auch bei Zeitkontrolle der Fall ist um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen dem richtigen Gebührenkonto zugeordnet werden, insbesondere bei neuen Lieferanten, die nicht unbedingt von Dext identifiziert werden.

Seien Sie also vorsichtig, es war nicht unbedingt einfach, die von Dext gesendeten digitalen Formate, bei denen es sich um angelsächsische Formate handelt, mit einer französischen Google Sheets-Datei zu konvertieren, daher musste ich die Google Sheets-Datei im Format „Vereinigtes Königreich“ konfigurieren Vermeiden Sie Rechenfehler.

Wenn diese Datei hilfreich sein kann, stelle ich sie zum kostenlosen Download zur Verfügung, und natürlich wird sie sich im Laufe der Zeit entsprechend den Bedürfnissen aller weiterentwickeln ...

Management-Tool

Zu den Einstellungen, die in Zapier vorgenommen werden müssen, hier: