Quando gestisci una VSE, una PMI o anche un'impresa autonoma e devi destreggiarti tra molti costi (fissi, variabili, fornitori, costi eccezionali, ecc.), non è necessariamente facile orientarsi termini di gestione dei flussi di cassa.

Il controllo di gestione è una delle soluzioni che permettono di calcolare in maniera molto dettagliata i costi di produzione o di manodopera legati ad un compito, ad una produzione o ad un prodotto. Si tratta però di una disciplina specialistica che non è necessariamente alla portata di tutti, sia in termini di competenze che semplicemente di tempo.

Così, cercando di gestire le mie diverse attività, ho cercato uno strumento semplicissimo che mi permettesse, con una tabella riassuntiva che richiederebbe 2 minuti di lettura, di monitorare in tempo reale gli addebiti per tipologia di addebito, e soprattutto il tutto per avere una sorta di risultato efficace mese dopo mese.

Qualcosa di veramente non complicato e accessibile a tutti, senza caratteristiche complicate e che non richiede competenze particolari. Non trovando uno strumento semplicissimo e soprattutto accessibile in termini di prezzo, ho deciso di crearmi una piccola dashboard per la gestione dei flussi di cassa e il monitoraggio delle spese su Fogli Google.

Per fare ciò, ho semplicemente collegato Zapier a Fogli Google tramite Dext. Dext è uno strumento di scansione delle fatture che invia le fatture al tuo commercialista per la rielaborazione. In uso, Dext riconosce automaticamente il fornitore in questione e classifica la fattura nella nota spese corretta (il famoso codice contabile).

Quindi, tutto quello che dovevamo fare era dire a Dext di inviare le fatture a Fogli Google tramite lo strumento di automazione Zapier e, per ogni fattura scansionata, viene creata una riga su Fogli Google con gli importi delle fatture (tasse escluse, tasse incluse e IVA), il nome del fornitore, il conto di addebito e ovviamente la data.

Da lì, in un'altra scheda, è sufficiente creare una riga per conto di addebito e sommare gli importi per conto di addebito e per mese, ad esempio, in modo da ottenere, per ogni mese, l'importo IVA esclusa legato a questo o quel conto di addebito.

Alla fine inserisci il tuo fatturato mensile, eventualmente le altre spese (stipendi, IVA dovuta e IVA deducibile) e hai una sorta di risultato quantomeno approssimativo, a patto di aver realmente raccolto e digitalizzato tutte le tue fatture, e controllando di tanto in tanto in modo che le vostre fatture siano classificate nel conto di addebito corretto, soprattutto per i nuovi fornitori non necessariamente identificati da Dext.

Attenzione quindi, non era necessariamente facile convertire i formati digitali inviati da Dext, che sono formati anglosassoni, con un file di Fogli Google francese, quindi ho dovuto configurare il file di Fogli Google nel formato "Regno Unito" per evitare errori di calcolo.

Se questo file può essere d'aiuto, lo lascio per il download gratuito e, ovviamente, si evolverà nel tempo in base alle esigenze di tutti...

Strumento di gestione

Per quanto riguarda le impostazioni da effettuare in Zapier, eccole: