Le basi della contabilità

Benvenuti al primo capitolo della masterclass sulla gestione aziendale su Tulipemedia ! Se hai letto il Capitolo 1, sai già perché adottiamo un approccio olistico per trasformare gli imprenditori in "coltellini svizzeri" per la gestione aziendale. Qui, ci immergiamo nella prima parte importante: la contabilità di base. Non si tratta di un corso arido sulle normative fiscali; è solo un'introduzione pratica per capire come la contabilità diventi uno strumento quotidiano per la gestione della tua attività.

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Perché iniziare con la contabilità? Il fondamento di ogni gestione

Pensa alla tua attività come a un ristorante: servi cibo (i tuoi prodotti/servizi), gestisci gli ingredienti (i fornitori) e servi i clienti (le vendite). Senza contabilità, è come cucinare senza una ricetta o un inventario: rischi di sprecare cibo, pagare troppo o non sapere se stai realizzando un profitto.

La contabilità di base non è solo un obbligo di legge (dichiarazione IVA, redazione del bilancio annuale). È il punto di partenza per:

• Catturare la realtà quotidiana : Registra le fatture di acquisto (ad esempio gli ingredienti per un ristorante) e di vendita per vedere cosa entra ed esce.
• Evitare sorprese : Invece di aspettare il bilancio annuale, un monitoraggio mensile di base rivela in anticipo se si stanno perdendo soldi.
• Costruire ponti olistici :Questi dati saranno poi utilizzati per il controllo di gestione (ad esempio: calcolo del costo di un piatto) e per la finanza (ad esempio: valutazione della possibilità di ottenere un prestito per espandere il ristorante).

Concetti di base: bilancio, conto economico e giornale

Veniamo al dunque, senza troppi termini tecnici. La contabilità si basa su tre semplici pilastri:

1. Il Diario (o Libro-Diario) : Questo è il "registro di bordo" giornaliero dell'azienda. Ogni transazione viene registrata lì: acquisto, vendita, pagamento.
   • Esempio di un ristorante: acquisti ingredienti per un valore di 100 € da un fornitore? La contabilità ti consente di registrare questa transazione come "Dare: Acquisti (conto spese) / Avere: Banca o Fornitori (conto debiti)". In altre parole, registri il fatto che le merci sono entrate nella tua attività tramite un conto spese a debito e registri il fatto che, in cambio, è stato emesso un debito nel conto Fornitore, ad esempio. Questo debito verrà saldato in seguito, tramite un'altra riga. Ma niente panico, torneremo sull'argomento in un articolo dedicato.
   • A cosa serve "storicizzare" tutto? Si tratta di conservare una documentazione legale, ma anche contabile nell'interesse dell'azienda stessa, che potrà utilizzarla per effettuare audit retrospettivi e per creare dashboard che verranno interpretate per la gestione aziendale.
2. Il conto economico (o P&L – Profitti e perdite) : Riepilogo delle entrate e delle uscite in un determinato periodo (mese, anno).
   • Struttura di base: Ricavi (CA) – Spese (acquisti, stipendi, affitti) = Risultato (utile o perdita).
   • Esempio: In un ristorante, fatturato di 5.000 € in un mese; spese: 2.000 € ingredienti, 1.500 € stipendi, 800 € affitto = Risultato: 700 € utile.
   • Interesse pratico: sappiamo se stiamo guadagnando soldi?
3. Il bilancio : Un'istantanea di ciò che la tua azienda possiede e deve in un dato momento.
   • Struttura: Attività (ciò che hai: contanti, inventario, attrezzature) = Passività (ciò che devi: debiti, capitale proprio).
   • Lo stato patrimoniale è completamente diverso dal conto economico e questa differenza è un concetto molto poco compreso dalla maggior parte dei principianti in gestione e finanza, nonché dagli imprenditori.
   • Lo stato patrimoniale, a differenza del conto economico, racconta la storia dell'azienda e mostra da un lato ciò che possiede, dall'altro ciò che deve e, dall'altro, ciò che deve per finanziare il suo sviluppo, che si trova in ciò che possiede. Ancora una volta, niente panico, tutti questi concetti saranno spiegati più avanti in capitoli dedicati.
   • Esempio di un ristorante: Attività: 2.000 € in banca, 1.000 € in magazzino ingredienti, 5.000 € in attrezzature da cucina. Passività: 3.000 € in debiti commerciali, 5.000 € in capitale proprio. Le attività (ciò che l'azienda possiede) devono sempre essere bilanciate con le passività (ciò che mantiene l'azienda in funzione e che è anche ciò che deve, ad esempio, ai suoi fornitori, azionisti, ecc.).
   • Holistic Bridge: un bilancio sano (patrimonio netto positivo) influenza la finanza aziendale – ad esempio, è possibile ottenere un prestito bancario per aprire un secondo ristorante? Al contrario, un patrimonio netto negativo riflette risultati negativi precedenti. In questo senso, il bilancio riflette la storia dell'azienda, mentre il conto economico ne mostra la performance in un dato anno.

Questi strumenti sono interconnessi: il giornale contabile alimenta il conto economico e lo stato patrimoniale. Non è necessario essere un contabile; software come QuickBooks, Pennylane e Dext automatizzano questa operazione se si archiviano le fatture quotidianamente, con l'aiuto del proprio contabile. Tuttavia, anche se questi strumenti automatizzati esistono, è importante comprenderne i principi fondamentali per poter interpretare i documenti inviati tramite questi programmi e anche per gestire l'attività.

Conclusione: la contabilità, il primo passo verso una gestione olistica

Ora hai le basi: giornale, conto economico, stato patrimoniale, non come obblighi, ma come strumenti per evitare insidie e collegarti ad altre aree.

Sentitevi liberi di iscrivervi al blog e di commentare. Ci vediamo presto per il prossimo capitolo, dove inizieremo a sporcarci le mani!

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