Cuando gestionas una VSE, una PYME o incluso un negocio autónomo, y tienes que hacer malabarismos con muchos costes (fijos, variables, de proveedores, costes excepcionales, etc.), no es necesariamente fácil orientarse en términos de gestión del flujo de caja.

El control de gestión es una de las soluciones que permite el cálculo muy detallado de los costos de producción o mano de obra relacionados con una tarea, una producción o un producto. Sin embargo, es una disciplina especializada que no necesariamente está al alcance de todos, ya sea en términos de habilidades o simplemente de tiempo.

Entonces, mientras intentaba gestionar mis diferentes actividades, busqué una herramienta súper sencilla que me permitiera, con una tabla resumen que tardaría 2 minutos en hojear, una manera de monitorear en tiempo real los cargos por tipo de cargo, y encima todo para tener algún tipo de resultado efectivo mes a mes.

Algo realmente sencillo y accesible para todos, sin funciones complicadas y que no requiere habilidades especiales. Como no encontré una herramienta súper sencilla y sobre todo accesible en términos de precio, decidí crearme un pequeño panel de control para la gestión del flujo de caja y el seguimiento de gastos en Google Sheets.

Para hacer esto, simplemente conecté Zapier a Google Sheets a través de Dext. Dext es una herramienta de escaneo de facturas que envía facturas a su contador para su reprocesamiento. En uso, Dext reconoce automáticamente al proveedor en cuestión y clasifica la factura en la cuenta de gastos correcta (el famoso código contable).

Entonces, todo lo que tuvimos que hacer fue decirle a Dext que enviara las facturas a Google Sheets a través de la herramienta de automatización Zapier, y para cada factura escaneada, se crea una línea en Google Sheets con los montos de la factura (excluyendo impuestos, impuestos incluidos e IVA). el nombre del proveedor, la cuenta de cargo y por supuesto la fecha.

A partir de ahí, en otra pestaña, basta con crear una línea por cuenta de cargo y sumar los importes por cuenta de cargo y por mes, por ejemplo, para obtener, para cada mes, el importe sin IVA vinculado a tal o cual cuenta de cargo.

Al final, introduce su facturación mensual, posiblemente sus otros gastos (sueldos, IVA adeudado e IVA deducible) y tendrá una especie de resultado al menos aproximado, siempre que haya realmente recopilado y digitalizado todas sus facturas, y comprobando de vez en cuando. periódicamente que sus facturas se clasifiquen en la cuenta de cargo correcta, especialmente para nuevos proveedores no necesariamente identificados por Dext.

Así que ojo, no fue necesariamente fácil convertir los formatos digitales enviados por Dext, que son formatos anglosajones, con un archivo de Google Sheets francés, así que tuve que configurar el archivo de Google Sheets en el formato “Reino Unido” para evitar errores de cálculo.

Si este archivo puede ayudar, lo dejo para descarga gratuita, y por supuesto, irá evolucionando con el tiempo según las necesidades de cada uno...

Herramienta de administracion

En cuanto a las configuraciones a realizar en Zapier, aquí está: