Crea un panel de gestión en Hojas de cálculo de Google con Dext y Zapier

Cree fácilmente un panel de gestión en Google Sheets con Dext y Zapier para realizar un seguimiento de sus gastos, administrar su flujo de caja y visualizar sus resultados mes a mes, sin ser contador ni romper su presupuesto.

Lorsque l’on gère une TPE, une PME ou même une auto-entreprise, et qu’on doit jongler avec pas mal de charges (charges fixes, variables, fournisseurs, exceptionnelles, etc…), il n’est pas forcément aisé de s’y retrouver en termes de pilotage de la trésorerie.

EL contrôle de gestion est l’une des solutions permettant de calculer très finement les coûts de production ou de main d’œuvre rapportés à une tâche, une production ou à un produit. Toutefois, il s’agit d’une discipline pointue qui n’est pas forcément à la portée de tous, que ce soit en termes de compétence ou tout simplement de temps.

Du coup, j’ai cherché une solution très simple qui me permettrait de suivre en temps réel les charges catégorisées par type de charge, avec en prime une sorte de compte de résultat effectif à consulter mois par mois. Quelque chose qui soit accessible à tous, sans fonctionnalités compliquées et qui ne nécessite pas de compétences particulières.

Et comme je n’ai pas trouvé d’outil super simple et surtout accessible en termes de prix, je me suis résolu à créer moi-même un petit tableau de bord de pilotage de la trésorerie et de suivi des charges sur Google Sheets.

Pour ce faire, j’ai tout simplement connecté Zapier à Google Sheets via Dext. Dext est un outil de numérisation des factures qui envoie à votre expert-comptable les factures à retraiter. À l’usage, Dext reconnaît automatiquement le fournisseur en question et classe la facture dans le bon compte de charge (le fameux code comptable).

Du coup, il a suffi de dire à Dext d’envoyer les factures à Google Sheets via l’outil d’automatisation qu’est Zapier, et à chaque facture numérisée, une ligne est créée sur Google Sheets avec les montants de la factures (HT, TTC et TVA), le nom du fournisseur, le compte de charge et bien sûr la date.

A partir de ahí, en otra pestaña, basta con crear una línea por cuenta de cargo y sumar los importes por cuenta de cargo y por mes, por ejemplo, para obtener, para cada mes, el importe sin IVA vinculado a tal o cual cuenta de cargo.

Al final, introduce su facturación mensual, posiblemente sus otros gastos (sueldos, IVA adeudado e IVA deducible) y tendrá una especie de resultado al menos aproximado, siempre que haya realmente recopilado y digitalizado todas sus facturas, y comprobando de vez en cuando. periódicamente que sus facturas se clasifiquen en la cuenta de cargo correcta, especialmente para nuevos proveedores no necesariamente identificados por Dext.

Alors attention, ça n’était pas forcément facile de convertir les formats numériques envoyés par Dext, qui sont des formats anglosaxons, avec un fichier Google Sheets français, du coup j’ai dû paramétrer le fichier Google Sheets au format « Royaume Uni » pour éviter les bugs de calcul.

Si este archivo puede ayudar, lo dejo para descarga gratuita, y por supuesto, irá evolucionando con el tiempo según las necesidades de cada uno...

Herramienta de administracion

En cuanto a las configuraciones a realizar en Zapier, aquí está:

Et pour celles et ceux qui voudraient un outil clé-en-main et beaucoup plus abouti, je vous invite à découvrir ma solution beaucoup plus complète : Panel de control empresarial Pro. C’est une solution de transformation des données comptables en reporting et compte de résultat mensuel, que vous pouvez utiliser sous deux formes :

• soit sous forme d’extension WordPress entièrement gratuite pour l’instant, si vous avez un site web sous WordPress ;
• soit sous forme d’abonnement sur mon site TulipWork.com, solutions de gestion pour les entreprises.

A bientôt !