Bienvenidos al primer capítulo de la Clase magistral sobre gestión empresarial en Tulipemedia Si has leído el Capítulo 1, ya sabes por qué adoptamos un enfoque holístico para convertir a los emprendedores en expertos en gestión empresarial. Aquí, profundizamos en la primera parte importante: contabilidad básica. Este no es un curso básico sobre normativa fiscal; es simplemente una introducción práctica para comprender cómo la contabilidad se convierte en una herramienta diaria para la gestión de tu negocio.
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¿Por qué empezar con la contabilidad? La base de toda gestión.
Piensa en tu negocio como un restaurante: sirves comida (tus productos/servicios), gestionas los ingredientes (proveedores) y atiendes a los clientes (ventas). Sin contabilidad, es como cocinar sin receta ni inventario: te arriesgas a desperdiciar comida, pagar de más o no saber si estás obteniendo ganancias.
La contabilidad básica no es solo un requisito legal (declarar el IVA, elaborar el balance anual). Es el punto de partida para:
- Capturando la realidad cotidiana :Registre las facturas de compra (por ejemplo, ingredientes para un restaurante) y las ventas para ver qué entra y qué sale.
- Evite sorpresas En lugar de esperar al balance anual, un seguimiento mensual básico revela de forma anticipada si está perdiendo dinero.
- Construyendo puentes holísticos :Estos datos se utilizarán posteriormente para el control de gestión (por ejemplo, calcular el coste de un plato) y de finanzas (por ejemplo, evaluar si se puede pedir prestado para ampliar el restaurante).
Conceptos básicos: balance general, estado de resultados y libro diario
Vayamos al grano, sin tecnicismos. La contabilidad se basa en tres pilares sencillos:
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- El diario (o libro-diario) Este es el libro de registro diario de la empresa. Allí se registran todas las transacciones: compra, venta y pago.
- Ejemplo de un restaurante: ¿Compra ingredientes por valor de 100 € a un proveedor? La contabilidad le permite registrar esta transacción como "Debito: Compras (cuenta de gastos) / Haber: Banco o Proveedores (cuenta de pagos)". En otras palabras, registra la entrada de mercancías en su negocio mediante una cuenta de débito y, a cambio, la emisión de una deuda en la cuenta de proveedores, por ejemplo. Esta deuda se liquidará posteriormente, en otra línea. Pero no se preocupe, volveremos a este tema en otro artículo.
- ¿De qué sirve "historizar" todo? Se mantiene un registro legal, pero también contable, en beneficio de la propia empresa, que podrá utilizarlo para realizar auditorías retrospectivas y crear cuadros de mando que se interpretarán para la gestión de la empresa.
- El estado de resultados (o P&L – Ganancias y pérdidas) :Un resumen de ingresos y gastos durante un período (mes, año).
- Estructura básica: Ingresos (CA) – Gastos (compras, salarios, alquileres) = Resultado (ganancia o pérdida).
- Ejemplo: En un restaurante, facturación de 5.000€ en un mes; gastos: 2.000€ ingredientes, 1.500€ salarios, 800€ alquiler = Resultado: 700€ de beneficio.
- Interés práctico: ¿Sabemos si estamos ganando dinero?
- El balance general :Una instantánea de lo que su empresa posee y debe en un momento determinado.
- Estructura: Activos (lo que tienes: efectivo, inventario, equipo) = Pasivos (lo que debes: deudas, capital).
- El balance general es completamente diferente del estado de resultados, y esta diferencia es un concepto muy poco comprendido por la mayoría de los principiantes en gestión y finanzas, y también por los empresarios.
- El balance general, a diferencia del estado de resultados, cuenta la historia de la empresa y muestra sus propiedades, sus deudas y sus obligaciones para financiar su desarrollo, que se encuentran en sus propiedades. No se preocupe, todos estos conceptos se explicarán más adelante en capítulos específicos.
- Ejemplo de restaurante: Activos: 2000 € en el banco, 1000 € en inventario de ingredientes, 5000 € en equipo de cocina. Pasivos: 3000 € en cuentas por pagar, 5000 € en capital. Los activos (lo que posee el negocio) siempre deben equilibrarse con los pasivos (lo que mantiene el negocio en funcionamiento y que también es lo que debe, por ejemplo, a sus proveedores, accionistas, etc.).
- Puente Holístico: Un balance general sano (patrimonio neto positivo) informa las finanzas corporativas; por ejemplo, ¿es posible obtener un préstamo bancario para abrir un segundo restaurante? Por el contrario, un patrimonio neto negativo refleja resultados previos negativos. En este sentido, el balance general refleja la trayectoria de la empresa, mientras que la cuenta de resultados muestra su rendimiento durante un año determinado.
Estas herramientas están interconectadas: el libro diario alimenta el estado de resultados y el balance general. No necesita ser contador; programas como QuickBooks, Pennylane y Dext automatizan este proceso si presenta facturas diariamente con la ayuda de su contador. Sin embargo, incluso si existen estas herramientas automatizadas, es importante comprender los fundamentos para poder interpretar los documentos que se le envían a través de estos programas y también para gestionar el negocio.
Conclusión: la contabilidad, el primer paso hacia la gestión holística
Ahora tienes lo básico: diario, estado de resultados, balance general, no como obligaciones, sino como herramientas para evitar errores y conectarse con otras áreas.
Siéntete libre de suscribirte al blog y comentar, ¡y nos vemos pronto para el próximo capítulo, donde comenzaremos a ensuciarnos las manos!
👉 Siguiente capítulo: Introducción a las finanzas corporativas
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