إنشاء لوحة معلومات إدارية على جداول بيانات Google باستخدام Dext وZapier

يمكنك بسهولة إنشاء لوحة معلومات إدارية على جداول بيانات Google باستخدام Dext وZapier لتتبع نفقاتك وإدارة تدفقك النقدي وتصور نتائجك شهرًا بعد شهر - دون أن تكون محاسبًا أو تكسر ميزانيتك.

عندما تدير شركة صغيرة أو متوسطة أو حتى شركة تعمل لحسابك الخاص، وعليك التوفيق بين الكثير من النفقات (النفقات الثابتة، والنفقات المتغيرة، والموردين، والنفقات الاستثنائية، وما إلى ذلك)، فليس من السهل بالضرورة إيجاد طريقك من حيث إدارة التدفق النقدي.

ال الرقابة الإدارية يُعدّ أحد الحلول لحساب تكاليف الإنتاج أو العمالة بدقة متناهية، المتعلقة بمهمة أو إنتاج أو منتج. ومع ذلك، فهو تخصصٌ ليس بالضرورة في متناول الجميع، سواءً من حيث المهارة أو الوقت.

لذلك بحثت عن حل بسيط للغاية يسمح لي تتبع الأحمال المصنفة حسب نوع الحمل في الوقت الحقيقي، مع مكافأة من نوع ما بيان الدخل الفعلي الذي يجب الرجوع إليه شهرًا بعد شهرشيء يمكن للجميع الوصول إليه، دون ميزات معقدة ولا يتطلب مهارات خاصة.

وبما أنني لم أجد أداة بسيطة للغاية، والأهم من ذلك، أداة يمكن تحمل تكلفتها، فقد قررت أن أقوم بإنشاء واحدة بنفسي. لوحة معلومات صغيرة لإدارة التدفق النقدي ومراقبة النفقات على جداول بيانات Google.

للقيام بذلك، قمت ببساطة بالاتصال زابير لديه جداول بيانات جوجل عبر دكستدكست أداة مسح فواتير تُرسل الفواتير إلى محاسبك لإعادة معالجتها. عند استخدامها، يتعرف دكست تلقائيًا على المورد المعني ويُصنّف الفاتورة في حساب المصروفات الصحيح (رمز المحاسبة الشهير).

فكان كافيا أن نقول التالي لإرسال الفواتير إلى جداول بيانات Google عبر أداة الأتمتة Zapierوبالنسبة لكل فاتورة ممسوحة ضوئيًا، يتم إنشاء سطر على جداول بيانات Google بمبالغ الفاتورة (باستثناء ضريبة القيمة المضافة، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة وضريبة القيمة المضافة)، واسم المورد، وحساب المصروفات وبالطبع التاريخ.

من هناك، في علامة تبويب أخرى، ما عليك سوى إنشاء سطر لكل حساب شحن وجمع المبالغ لكل حساب شحن وفي الشهر على سبيل المثال، وذلك للحصول على المبلغ، لكل شهر، باستثناء ضريبة القيمة المضافة المرتبطة بحساب الشحن هذا أو ذاك.

في النهاية، تقوم بإدخال رقم مبيعاتك الشهري، وربما نفقاتك الأخرى (الرواتب وضريبة القيمة المضافة المستحقة وضريبة القيمة المضافة القابلة للخصم) ويكون لديك نوع من النتيجة التقريبية على الأقل، بشرط أن تكون قد جمعت بالفعل جميع فواتيرك ورقمنتها، ومن خلال التحقق من الوقت إلى الوقت الذي يتم فيه تصنيف فواتيرك في حساب الشحن الصحيح، خاصة بالنسبة للموردين الجدد الذين لم تحددهم Dext بالضرورة.

لذا كن حذرًا، لم يكن من السهل بالضرورة تحويل التنسيقات الرقمية المرسلة بواسطة Dext، وهي تنسيقات أنجلو ساكسونية، باستخدام ملف Google Sheets الفرنسي، لذلك كان عليّ تكوين ملف Google Sheets بتنسيق "المملكة المتحدة" لتجنب أخطاء الحساب.

إذا كان هذا الملف يمكن أن يساعد، أتركه للتنزيل المجاني، وبطبيعة الحال، سوف يتطور مع مرور الوقت وفقا لاحتياجات الجميع...

أداة إدارة

فيما يتعلق بالإعدادات التي سيتم إجراؤها في Zapier، فإليك ما يلي:

ولأولئك الذين يرغبون في الحصول على أداة جاهزة للاستخدام وأكثر تقدمًا، أدعوك لاكتشاف حلي الأكثر اكتمالاً: لوحة معلومات الأعمال الاحترافية.إنه حل تحويل البيانات المحاسبية إلى تقارير شهرية وبيان الدخل، والتي يمكنك استخدامها في شكلين:

• إما في شكل ملحق WordPress وهو مجاني تمامًا في الوقت الحالي، إذا كان لديك موقع ويب يعمل بنظام WordPress؛
• إما في شكل اشتراك على موقعي TulipWork.comحلول إدارية للشركات.

أراك قريبا!