عندما تدير شركة VSE أو شركة صغيرة ومتوسطة أو حتى شركة تعمل لحسابها الخاص، ويتعين عليك التوفيق بين الكثير من التكاليف (التكاليف الثابتة والمتغيرة والموردية والتكاليف الاستثنائية وما إلى ذلك)، فليس من السهل بالضرورة أن تجد طريقك شروط إدارة التدفق النقدي.

يعد التحكم الإداري أحد الحلول التي تتيح حسابًا تفصيليًا للغاية لتكاليف الإنتاج أو العمالة المتعلقة بمهمة أو إنتاج أو منتج. ومع ذلك، فهو مجال متخصص ليس بالضرورة في متناول الجميع، سواء من حيث المهارات أو مجرد الوقت.

لذلك، أثناء محاولتي إدارة أنشطتي المختلفة، بحثت عن أداة بسيطة للغاية من شأنها أن تتيح لي، باستخدام جدول ملخص يستغرق دقيقتين لتصفحه، طريقة لمراقبة الرسوم في الوقت الفعلي حسب نوع الرسوم وما فوقها كل ذلك للحصول على نوع من النتائج الفعالة شهرًا بعد شهر.

شيء في الحقيقة ليس معقدًا ويمكن للجميع الوصول إليه، بدون ميزات معقدة ولا يتطلب مهارات خاصة. نظرًا لأنني لم أجد أداة بسيطة جدًا ويمكن الوصول إليها من حيث السعر، فقد قررت أن أقوم بإنشاء لوحة تحكم صغيرة بنفسي لإدارة التدفق النقدي ومراقبة النفقات على جداول بيانات Google.

للقيام بذلك، قمت ببساطة بتوصيل Zapier بجداول بيانات Google عبر Dext. Dext هي أداة لمسح الفواتير ترسل الفواتير إلى المحاسب الخاص بك لإعادة معالجتها. أثناء الاستخدام، يتعرف Dext تلقائيًا على المورد المعني ويصنف الفاتورة في حساب النفقات الصحيح (رمز المحاسبة الشهير).

لذلك، كل ما كان علينا فعله هو إخبار Dext بإرسال الفواتير إلى Google Sheets عبر أداة التشغيل الآلي Zapier، ولكل فاتورة ممسوحة ضوئيًا، يتم إنشاء سطر على Google Sheets بمبالغ الفاتورة (باستثناء الضرائب والضرائب المضمنة وضريبة القيمة المضافة). اسم المورد وحساب الشحن وبالطبع التاريخ.

من هناك، في علامة تبويب أخرى، ما عليك سوى إنشاء سطر لكل حساب شحن وجمع المبالغ لكل حساب شحن وفي الشهر على سبيل المثال، وذلك للحصول على المبلغ، لكل شهر، باستثناء ضريبة القيمة المضافة المرتبطة بحساب الشحن هذا أو ذاك.

في النهاية، تقوم بإدخال رقم مبيعاتك الشهري، وربما نفقاتك الأخرى (الرواتب وضريبة القيمة المضافة المستحقة وضريبة القيمة المضافة القابلة للخصم) ويكون لديك نوع من النتيجة التقريبية على الأقل، بشرط أن تكون قد جمعت بالفعل جميع فواتيرك ورقمنتها، ومن خلال التحقق من الوقت إلى الوقت الذي يتم فيه تصنيف فواتيرك في حساب الشحن الصحيح، خاصة بالنسبة للموردين الجدد الذين لم تحددهم Dext بالضرورة.

لذا كن حذرًا، لم يكن من السهل بالضرورة تحويل التنسيقات الرقمية المرسلة بواسطة Dext، وهي تنسيقات أنجلوسكسونية، باستخدام ملف جداول بيانات Google فرنسي، لذلك اضطررت إلى تكوين ملف جداول بيانات Google بتنسيق "المملكة المتحدة" تجنب الأخطاء الحسابية.

إذا كان هذا الملف يمكن أن يساعد، أتركه للتنزيل المجاني، وبطبيعة الحال، سوف يتطور مع مرور الوقت وفقا لاحتياجات الجميع...

أداة إدارة

فيما يتعلق بالإعدادات التي سيتم إجراؤها في Zapier، فإليك ما يلي: